Gezocht - Bestuursleden voor Wikimedia België

Wikimedia België vzw is de nationale vereniging van Wikimedia in België. Om onze werking te ondersteunen zoekt Wikimedia België bijkomende bestuursleden. Volgens het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen moeten er ten minste 3 bestuursleden zijn.

Wikimedia België heeft nog geen personeel. Alle activiteiten, met inbegrip van het bestuur, worden onbezoldigd vervuld door vrijwilligers. Onkosten worden vergoed voor zover ze passen in het takenpakket en na voorafgaande goedkeuring.

Kandidatuur

We zoeken gemotiveerde kandidaten die een (belangrijk) deel van hun vrije tijd willen spenderen en zo een bijdrage kunnen leveren aan de werking van de nationale vereniging om Wikipedia, Wikimedia Commons, Wikidata en aanverwante Wikimedia-projecten te ondersteunen en van derde partijen die zulke projecten willen opzetten.

De voorzitter en de andere bestuurders vertegenwoordigen de vereniging t.o.v. partners, derde partijen, bij de Wikimedia Foundation en in het buitenland in het kader van internationale samenwerking met andere Wikimedia-afdelingen. Wikimedia België probeert ook een dienstverlener te zijn voor de gemeenschap van Wikimedia vrijwilligers in België.

Ervaring met de Wikimedia platformen, of met de cultuursector (bibliotheken, musea, archieven, erfgoed, heemkunde, onderwijs) is gewenst.

Wettelijke voorwaarden

Meerderjarig zijn, volledige burgerrechten bezitten, geen belangenconflict hebben.

Leden van het bestuursorgaan (bestuurders) worden door de algemene vergadering verkozen voor 2 jaar (de voorzitter wordt ieder jaar verkozen).

Het bestuur vertegenwoordigt Wikimedia België. Zij beslissen collegiaal, hebben ieder individueel en als groep alle wettelijke rechten en plichten t.o.v. van de vereniging en moeten verantwoording afleggen t.o.v. van de algemene vergadering, de Wikimedia Foundation, de overheid, het Fonds Vrienden van Wikimedia België en de Koning Boudewijnstichting voor specifieke projecten.

De vzw is als rechtspersoon aansprakelijk; maar onder sommige omstandigheden kunnen individuele bestuursleden ook aansprakelijk worden gesteld.

Functies in het bestuur

De leden van het bestuursorgaan vertegenwoordigen de vereniging in het buitenland, t.o.v. partners, derde partijen en bij de Wikimedia Foundation.

De effectieve leden, verenigd in de algemene vergadering, verkiezen de bestuursleden. De verkozen bestuursleden overleggen en beslissen onderling over de verdeling van hun mandaten:

• voorzitter: coördineert het bestuur, is (inter)nationaal contactpersoon
• secretaris: verslag van officiële vergaderingen, bijhouden van de archieven van de vereniging (op Wiki, Google Suite en op papier)
• penningmeester: boekhouding, toegang tot de bankrekening, betalingen, inkomende en uitgaande facturen, goedkeuren en uitbetalen van onkostennota’s en forfaitaire kostenvergoedingen, opstellen van de budgetten, opvolging van ontvangsten en budgetten, beheer van het eigen vermogen van de vereniging, opstellen van de jaarrekening, financieel verslag aan de algemene vergadering, indienen van de belastingaangifte, aangifte van de jaarlijkse taks op vzw's
• communicatieverantwoordelijke: contact met pers, radio, TV, nieuwsbrief, sociale platformen, YouTube kanaal, websites
• public relations: contacten met GLAM, erfgoed, de onderwijswereld
• projectverantwoordelijke: opzetten, uitvoeren en opvolgen van projecten, ook van de “Vrienden van” projecten
• partnerverantwoordelijke: opzetten en beheren van partnerschappen met culturele verenigingen (GLAM, education, vrije kennis)
• fondsenwerving: beheren van de relatie met het comité Fonds Vrienden van Wikimedia België en de Koning Boudwijnstichting

Specifieke taken

• De strategie bepalen van de vereniging
• Opzetten en uitvoeren van activiteiten en samenwerking met musea, universiteiten, hogescholen, erfgoedinstellingen, bibliotheken, archieven
• Ondersteunen van onze vrijwilligers
• Opstellen, goedkeuring opvolging en rapportering van het budget
• Samenwerken met de andere nationale Wikimedia-verenigingen, gebruikersgroepen en verenigingen met gelijkaardige doelstellingen
• Bijwerken van de verschillende (administratieve) Wiki’s
• De publieke website van de vereniging onderhouden
• De sociale platformen beheren
• e-mails, telefonische oproepen, en berichten of vragen van derden beantwoorden
• Bijdragen aan het opzetten, uitvoeren en opvolgen van het jaarbudget

Tijdsbesteding

Afhankelijk van de specifieke taken en verantwoordelijkheden wordt er verwacht de volgende taken en activiteiten te vervullen. Afhankelijk van de taakverdeling en de opgenomen verantwoordelijkheden kan dat enkele uren of meerdere dagen per week of per maand omvatten.

• Bestuursvergaderingen (meerdere per jaar)
• Opzetten, opvolgen, en uitvoeren van projecten (meerdere per maand, te verdelen onder de projectverantwoordelijken)
• Begeleiden van de activiteiten van de vereniging
• Zoeken van opportuniteiten en samenwerking met derden om projecten op te zetten die passen in onze missie en strategie
• Vergaderingen bijwonen, opleidingen geven, zowel virtueel als fysiek
• Mogelijks (meerdaagse) buitenlandse reizen (Wikimedia conferences, Wikimedia Summit, European chair meeting, European GLAM meeting, regional meetings, Wikimania)
• Samenwerkingsverbanden onderhouden met Wikimedia Europe en WikiFranca

Algemene vaardigheden

Let op: niet elk bestuurslid hoeft over alle genoemde kwalificaties te beschikken. Het bestuur werkt als een collectief, waarbij gebruik wordt gemaakt van de optimale mix van de capaciteiten van elk bestuurslid voor de "best passende" opdracht.

• Wikimedia:
  • Bekend zijn met de Wikimedia beweging
  • Geïnteresseerd zijn in de Wikimedia projecten
  • Goed op de hoogte zijn van de Wikimedia projecten en platformen
• Communicatie:
  • Vlot overweg kunnen met digitale technieken
  • Een goede talenkennis hebben: Nederlands, Frans, Engels.
  • Vlot schriftelijk en mondeling kunnen communiceren
  • Ervaring in contacten met de pers, radio, TV
  • Ervaring met sociale platformen
  • Vlot kunnen rapporteren
• Projecten:
  • Ervaring met musea, erfgoed, archieven, onderwijs, bibliotheken of erfgoedverenigingen
  • Ervaring met het opzetten, budgetteren en uitvoeren van projecten
  • Ervaring met het opstellen en valideren van contracten
  • Kunnen inschatten van (financiële) risico's
• Administratie:
  • Kennis van de Belgische vzw-wetgeving
  • Ervaring met het opstellen van budgetten
  • Niet terugschrikken voor de (complexe) wettelijke administratie
  • Ervaring met overheidsadministratie
  • Kennis van boekhouden
• Samenwerking:
  • Sociale vaardigheden
  • Vlot kunnen samenwerken met andere instellingen en verenigingen
  • Vlot kunnen samenwerken met de andere bestuursleden
  • Efficiënt kunnen samenwerken met het Fonds Vrienden van Wikimedia België

Ondersteuning

• De functie is ombezoldigd
• Gemotiveerde onkosten worden vergoed
• Voor de duur van hun functie kunnen bestuurders een Chromebook gebruiken

Privacy

Je identiteit (gebaseerd op het rijksregisternummer of het BISNR voor buitenlanders) wordt via de Ondernemingsrechtbank geregistreerd bij de Belgische overheid (Staatsblad, Kruispuntbank voor ondernemingen, UBO register, functies gekoppeld aan de eID). Je wordt hiervan ook door de overheid geïnformeerd. Het laat je ook toe om administratieve wijzigingen of dossiers te beheren via het e-ID. Voor zover je betrokken bent met de administratie van de grants wordt je identiteit ook doorgegeven aan de Wikimedia Foundation. Je identiteit wordt ook aan de bank doorgegeven als je verantwoordelijk bent voor de bankrekening.

Kandidatuurstelling

Je kan je kandidaat stellen via een gemotiveerde e-mail naar boardwikimedia.be. Vragen kunnen via dat adres ook gesteld worden. Je engageert zich voor een termijn van 2 jaar, dat kan verlengd worden na herverkiezing.

Lees meer

• Board
• Board member Roles and responsibilities
• WMF Chapter Roles and responsibilities
• VZW administratie
• Legal obligations
• Fonds Vrienden van Wikimedia België
• Statuten

Externe links

• https://justitie.belgium.be/sites/default/files/downloads/DeVzw.pdf