Commercial Tribunal

The Commercial Tribunal (Dutch: Ondernemingsrechtbank; old name: Rechtbank van koophandel, Griffie; French: Tribunal de commerce) is registering enterprises and organisations, and is responsible for legal actions amongst and against enterprises and organisations (rechtspersonen).

The location of the head office of the enterprise, or the organisation determines:

the office of the Commercial tribunal (RPR = rechtspersonen register, see below)
the language of the statutes, and other official documents

Law changes

There are a lot of changes in Belgian law, mainly to prevent, detect and pursue fraud, and financial crimes.

As of 1 May 2018 a non-profit organisation can become bankrupt.
The notion handelaar disappears on 1 November 2018 and is replaced by onderneming (including non-profit organisations). As of 1 November 2018 organisations are also considered as an enterprise even if they do not have any economic activity.
The notion association (law of 27 June 1921) disappears^[1] as of 1 January 2019, and is replaced by Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV).
As of 1 January 2020 the new law overrules incompatible mandatory statutes (the law supersedes "individual" conflicting statements).
By 1 January 2024 all existing organisations must have updated statutes.
At the first (address) change of the maatschappelijke zetel, the statutes must be rewritten.
Additional (European) anti-fraud measures, like UBO, JustBan.

Protocol

Technically you can do the registration by sending your completed documents via the post. Since COVID-19 this is the only option. You need to include a return envelope with address and postage paid.

Not fulfilling the yearly administration can lead to the organisation to dissolve.

In the future, a full electronic registration, including updates, would be possible.

Responsibilities and tariffs

Only a limited set of transactions can be handled via e-services.

Currently only paper forms are used to:

Registration of (updates to) the statutes, address changes, nominations, and resignations in the Belgisch Staatsblad (after a General Assembly): invoiced after prepayment.^[2] Zie: Formulieren en tarieven.
Registration of KBO updates: free of charge.
Deposit the jaarrekening (yearly): free of charge for small VZWs (large VZWs need to register at the Nationale Bank).

After registering at KBO, you can update electronically:

The UBO register
Declare the taxes (you need stamped jaarrekening)

Address

Registratie Griffie: akten voor het Brusselse gewest moeten neergelegd worden in het:

Register van de Rechtspersonen

Luttrebruglaan 74 - 1190 Vorst

Telefoon: 02 682 03 37

orb.brussel.rechtspersonen@just.fgov.be

Caveat: Please verify the address via the link below. Governmental services do not proactively warn for address changes.

Looking up the RPR

The RPR must be mentioned on all official documents of the organisation, and webistes. It depends on the official address. You can look it up via:

https://territoriale-bevoegdheid.just.fgov.be/cgi-main/competence-territoriale.pl

Postcode 1000 => Brussel

Registration of statute changes

Met inbegrip van wijzigingen in bestuur. You need to make a prepayment via a bank transfer (reference: 0563.775.480 for Wikimedia Belgium). For the amount: see Tarifs and payment. Some changes are free of charge, and possibly automatic (like house renumbering or global street name changes). You will receive an invoice after prepayment and registration.

Zelfs voor een simpele wijziging in bestuur moeten de 2 documenten (Staatsblad en KBO) worden ingevuld en geregistreerd. Dan nadien moet ook nog het UBO register worden gewijzigd (elektronisch via de e-ID of Itsme door een van de bestuursleden).

Tips:

Beveiligd Word document elektronisch in te vullen (download de laatste versie...)
Gebruik het ingevulde document van vorig jaar als leidraad (zonder het te kopiëren)
Scan een PDF van de afgestempelde versie voor latere referentie (w:en:non-repudiation; w:nl:onweerlegbaarheid)
Bewaar elektronisch in Google Suite (en de afgestempelde versies op papier)
Voor de wijziging registratie KBO heb je de rijksregisternummers van de bestuurders, alsook een kopie recto/verso van de eID nodig (ook bij ontslag).
Je moet ook een JustBan document opmaken en ondertekenen.

Publicatie wijzigingen statuten of benoemingen^6,7
Activiteit	Formulier	Deel	Aantal	Inhoud	Handtekening
Prepayment^[2]			1x	Bank account proof of payment (PDF extract from internet banking application; click on Payment -> Download)	Nihil
Publicatie Staatsblad¹	Formulier 1	Luik A	1x	Identificatie Facturatieadres^8,9	Nihil
		Luik B^2,3	3x	Tekst dat in het Staatsblad wordt gepubliceerd. Je kan meerdere aanpassingen in een enkel document verzamelen; je hoeft dan slechts een keer te betalen. Benoemingen: enkel de volledige (officiële) naam, voornaam en woonplaats (geen andere details wegens privacy) Adreswijziging Aanpassing statuten	Verso laatste pagina: naam, functie, datum en handtekening (mag wegens privacy niet in het staatsblad worden gepubliceerd).
		Luik C	niet	Wordt enkel gebruikt bij de oprichting	Naam, functie, datum en handtekening recto onderaan de laatste bladzijde
	Blanco A4 document		3x	Statutenwijzigingen moeten nogmaals op blanco A4 worden afgedrukt (uitgezonderd: wanneer enkel benoemingen)³	Naam, functie, datum en handtekening recto onderaan de laatste bladzijde
	Blanco A4 document		2x	Verslag van de Algemene vergadering	Naam, functie, datum en handtekening recto onderaan de laatste bladzijde
Wijziging registratie KBO^4,5	Formulier 2	Luik A	1x	Enkel Identificatie: ondernemingsnummer en officiële naam, behalve indien administratieve wijzigingen (naamwijziging, rechtsvorm, adreswijziging, stopzetting, overname)	Nihil
Wijziging registratie KBO^4,5	Formulier 2	Luik C	1x	Benoemingen en ontslagen van bestuurders. Vermelding van nationaal nummer, volledige naam, functie, en datum. Wijziging boekjaar, datum van ontbinding of vereffening.	Naam, functie, datum en handtekening recto onderaan de laatste bladzijde
Recto/verso copy van de ID card^[3]	Bestuurder		1x	Voor de aangever, de ontslagnemende en de nieuwe bestuurders	Nihil
Verklaring bestuursverboden	VSDC model		1x	Zie JustBan (document handgeschreven op te stellen na manuele controle)	Recto gehandtekend

Let op:

Sinds 2019 bestaat er slechts 1 enkele versie voor de documenten, dezelfde voor ondernemingen en verenigingen
Slechts 1 enkel luik B kan worden ingevuld (voor elke rubriek B moet u apart betalen; u mag meerdere soorten aankondigingen in één publicatie combineren)
In het geval van statutenwijzigingen moeten de statuten nogmaals in 3-voud worden toegevoegd op blank papier, getekend recto onderaan
Zelfs voor het uitschrijven van bestuursleden is het nationaal nummer verplicht
Voor buitenlanders ontvang je bij de bevestiging van de registratie een BISNR, dat je nodig hebt voor de registratie van UBO (voeg een kopie van het paspoort of de ID-kaart toe; schrijf het volledige adres met de hand op de kopie.).
Controleer het aantal kopieën voor elk specifiek document. Onvolledige dossiers worden teruggestuurd of geweigerd.
Alleen recto printen
Je moet eerst een aanbetaling doen ten gunste van het "Belgisch Staatsblad" met vermelding van het ondernemingsnummer. De tarieven vind je op de website van de overheid. U krijgt een factuur na publicatie (die u kunt opnemen in de general ledger).
Dit hoeft niet het officieel adres te zijn; het kan evengoed een administratief adres zijn (b.v. van de boekhouder).
In de toekomst zal deze aangifte elektronisch gebeuren.

Naast de publicatie in het staatsblad, en registratie bij het KBO, moet je dezelfde wijzigingen nog een 3^e keer elektronisch aanbrengen in het Ultimate Beneficial Owner (UBO) register.

Neerlegging van de jaarrekening

De neerlegging van de jaarrekening is verplicht binnen de maand na de Algemene vergadering. Er is nog altijd een kosteloze registratie bij de ondernemingsrechtbank voor kleine vzws.

Formaat: Er is geen officieel template document beschikbaar. Je kan zelf een PDF document maken op basis van een Excel file. Vereenvoudigd model voor kleine VZWs, in tweevoud, afgedrukt als enkelzijdig landschap document. Vermelding van inkomsten en uitgaven en de jaarbalans volgens het specifieke model. Naam, functie, datum en handtekening op de voorkant van alle bladzijden.

Maak een PDF extract (bij voorkeur van de afgestempelde versie) dat je nodig hebt voor de aangifte van de belastingen en voor de aangifte van de taks tot vergoeding der successierechten.

In de toekomst zal ook de Nationale Bank verantwoordelijk zijn voor deze aangifte.

Zie General ledger.

Address change

De raad van bestuur kan zelfstandig beslissen over adreswijzigingen van de hoofdzetel. De statuten hoeven niet te worden aangepast, tenzij de taal, afhankelijk van de regio, verandert. Breng alle partners, leveranciers en klanten op de hoogte. Alleen voor Brussel mag zowel Nederlands als Frans worden gebruikt. Voor Vlaanderen alleen Nederlands, voor Wallonië alleen Frans.

Er bestaan complexe procedures voor gemeentelijke fusies en administratieve wijzigingen van straatnamen en huisnummers, afhankelijk van het feit of het adres in de statuten is vermeld. Publicatie in het Belgisch Staatsblad is altijd vereist (onder bepaalde voorwaarden kosteloos)..^[4]

Procedure

To transfer the documents:

Via bpost (mandatory since COVID-19). Include a stamped and self-addressed enveloppe to return the approved publication. Pay attention to have sufficient postage, since the full pack might be returned in case of refusal due to errors. You need then to correct the errors, and resend the complete pack.

Results

When everyting works well, the following registers are updated:

Publication in Staatsblad
Update of KBO (do not forget to update the UBO register yourself)

You receive the following documents, to be archived:

Invoice for the prepayment (might take longer);
Stamped publication request;
Stamped Jaarrekening: you can use it to fill in the tax declaration via BIZTAX.

External links

Tarifs and payments
Belgisch Staatsblad
Paper forms (VSDC)
Paper forms (official) (Bijlage van de Rechtspersonen -> Publicatie - formulieren)

General info

Publicaties

VSDC vzw Review, nr. 197, september-oktober 2021, p. 5

Notes and References

↑ Except for European political parties and foundations
↑ ^2.0 ^2.1 Publicatiekosten 2025 - terugvorderen publicatiekosten, VSDC vzw Review, 215, maart-mei 2025, p. 10
↑ VSDC vzw Review, nr. 209, januari-februari 2024, p. 4-6
↑ VSDC vzw Review, nr. 215, maart-mei 2025, p. 12

[1] Except for European political parties and foundations

[:0-2] 2.0 ^2.1 Publicatiekosten 2025 - terugvorderen publicatiekosten, VSDC vzw Review, 215, maart-mei 2025, p. 10

[3] VSDC vzw Review, nr. 209, januari-februari 2024, p. 4-6

[4] VSDC vzw Review, nr. 215, maart-mei 2025, p. 12

[1]

[2]

[3]

[4]