Commercial Tribunal

The Commercial Tribunal (Dutch: Ondernemingsrechtbank; old name: Rechtbank van koophandel, Griffie; French: Tribunal de commerce) is registering enterprises and organisations, and is responsible for legal actions amongst and against enterprises and organisations (rechtspersonen).

The location of the head office of the enterprise, or the organisation determines:

the office of the Commercial tribunal (RPR = rechtspersonen register, see below)
the language of the statutes, and other official documents

Law changes

There are a lot of recent changes in Belgian law, mainly to prevent, detect and pursue fraud, and financial crimes.

As of 1 May 2018 a non-profit organisation can become bankrupt.
The notion handelaar disappears on 1 November 2018 and is replaced by onderneming (including non-profit organisations). As of 1 November 2018 organisations are also considered as an enterprise even if they do not do any economic activity.
The notion association (law of 27 June 1921) disappears^[1] as of 1 January 2019, and is replaced by Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV)
As of 1 January 2020 the new law overrules incompatible mandatory statutes (the law supersedes "individual" conflicting statements)
By 1 January 2024 all existing organisations must have updated statutes
At the first (address) change of the maatschappelijke zetel, the statutes must be rewritten
New anti-fraud measures, like JustBan

Protocol

Technically you can do the registration by sending your completed documents via the post, but it is more easy to do it physically because then you are sure all is OK, and you immediately get back a validated timestamped confirmation.

When sending by the post, you need to include a return envelope with address and postage paid. Since COVID-19 this is the only option.

Not fulfilling the yearly administration can lead to the organisation to dissolve.

In the future, a full electronic registration, including updates, would be possible.

Responsibilities and tariffs

Currently only paper forms are used to:

Registration of (updates to) the statutes, address changes, nominations, and resignations in the Belgisch Staatsblad (after a General Assembly): invoiced after prepayment.
Registration of KBO updates: free of charge.
Deposit the jaarrekening (yearly): free of charge for small VZWs (large VZWs need to register at the Nationale Bank).

Address

Registratie Griffie: akten voor het Brusselse gewest moeten neergelegd worden in het:

Register van de Rechtspersonen

Britse Tweedelegerlaan 148

1190 Vorst

Telefoon: 02/3489680

Bezoekers: Open van 08:00 tot 12:30 (closed since COVID-19)

Please verify the address via the link below. Governmental services do not proactively warn address changes.

Looking up the RPR

The RPR must be mentioned on all official documents of the organisation, and webistes. It depends on the official address. You can look it up via:

https://territoriale-bevoegdheid.just.fgov.be/cgi-main/competence-territoriale.pl

Postcode 1000 => Brussel

Registration of statute changes

Met inbegrip van wijzigingen in bestuur. You need to make a prepayment via a bank transfer (reference: 0563.775.480 for Wikimedia Belgium). For the amount: see Tarifs and payment. Some changes are free of charge, and possibly automatic (like house renumbering or street name change). You will receive an invoice after prepayment and registration.

Zelfs voor een simpele wijziging in bestuur moeten de 2 documenten (Staatsblad en KBO) worden ingevuld en geregistreerd. Dan nadien moet ook nog het UBO register worden gewijzigd (elektronisch via de e-ID door een van de bestuursleden).

Tips:

Beveiligd Word document elektronisch in te vullen (gebruik de laatste versie...)
Gebruik het ingevulde document van vorig jaar als leidraad (zonder het te kopiëren)
Maak een PDF voor latere referentie (w:en:non-repudiation; w:nl:onweerlegbaarheid)
Print de documenten thuis; op de overheidsadministratie kan je niet printen... (je kan de kantoren sinds COVID-19 niet meer bezoeken)
Bewaar elektronisch in Google Suite (en de afgestempelde versies op papier)
Voor de wijziging registratie KBO heb je de rijksregisternummers van de bestuurders, alsook een kopie recto/verso van de eID nodig.

Publicatie wijzigingen statuten of benoemingen^6,7
Activiteit	Formulier	Deel	Aantal	Inhoud
Prepayment			1x	Bank account proof of payment (PDF extract from internet banking application; click on Payment -> Download)
Publicatie Staatsblad¹	Formulier 1	Luik A	1x	Identificatie Facturatieadres^8,9
		Luik B^2,3	3x	Tekst dat in het Staatsblad wordt gepubliceerd. Je kan meerdere aanpassingen in een enkel document verzamelen; je hoeft dan slechts een keer te betalen. Benoemingen: enkel de volledige (officiële) naam, voornaam en woonplaats (geen andere details wegens privacy) Adreswijziging Aanpassing statuten Verso laatste pagina: naam en handtekening (mag wegens privacy niet in het staatsblad worden gepubliceerd).
		Luik C	niet	Wordt enkel gebruikt bij de oprichting
	Blanco A4 document		3x	Statutenwijzigingen moeten nogmaals op blanco A4 worden afgedrukt en onderaan recto worden gehandtekend (uitgezonderd: wanneer enkel benoemingen)³
	Blanco A4 document		2x	Recto gehandtekend verslag van de Algemene vergadering (naam, functie, datum, handtekening)
Wijziging registratie KBO^4,5	Formulier 2	Luik A	1x	Identificatie: ondernemingsnummer en officiële naam
Wijziging registratie KBO^4,5	Formulier 2	Luik C	1x	Benoemingen en ontslagen van bestuurders Vermelding van nationaal nummer, volledige naam, functie, en datum Naam en handtekening recto onderaan de laatste bladzijde
Recto/verso copy van de ID card	Bestuurder		1x	Voor de aangever, de ontslagnemede en de nieuwe bestuurders
Verklaring bestuursverboden	VSDC model		1x	Zie JustBan (document handgeschreven op te stellen na manuele controle)

Let op:

Sinds 2019 bestaat er slechts 1 enkele versie voor de documenten, dezelfde voor ondernemingen en verenigingen
Slechts 1 enkel luik B kan worden ingevuld (you have to pay separately for each luik B; you are allowed to combine multiple types of announcement in one publication)
In het geval van statutenwijzigingen moeten de statuten nogmaals in 3-voud worden toegevoegd op blank papier, getekend recto onderaan
Zelfs voor het uitschrijven van bestuursleden is het nationaal nummer verplicht
Voor buitenlanders ontvang je bij de bevestiging van de registratie een BISNR, dat je nodig hebt voor de registratie van UBO (voeg een kopie van hetpaspoort of de ID-kaart toe; schrijf het volledige adres met de hand op de kopie.).
Controleer het nummer van de kopieën voor elk specifiek document. Onvolledige dossiers worden teruggestuurd of geweigerd.
Alleen recto printen
Je moet eerst een aanbetaling doen ten gunste van het "Belgisch Staatsblad" met vermelding van het ondernemingsnummer. De tarieven vind je op de website van de overheid. U krijgt een factuur na publicatie (die u kunt opnemen in de general ledger).
Dit hoeft niet het officieel adres te zijn; het kan evengoed een administratief adres zijn (b.v. van de boekhouder).

Naast de publicatie in het staatsblad, en registratie bij het KBO, moet je dezelfde wijzigingen nog een 3^e keer elektronisch aanbrengen in het Ultimate Beneficial Owner (UBO) register.

Neerlegging van de jaarrekening

De neerlegging van de jaarrekening is verplicht binnen de maand na de Algemene vergadering. Er is nog altijd een kosteloze registratie bij de ondernemingsrechtbank.

Formaat: vereenvoudigd model voor kleine VZWs, in tweevoud, afgedrukt op enkelzijdig landschap, naam, handtekening en datum op de voorkant van alle bladzijden met vermelding van inkomsten en uitgaven en de jaarbalans volgens het specifieke model. Er is geen template document beschikbaar. Je kan zelf een PDF document maken op basis van een Excel file.

Maak een PDF extract (bij voorkeur van de afgestempelde versie) dat je nodig hebt voor de aangifte van de belastingen en voor de aangifte van de taks tot vergoeding der successierechten.

Zie General ledger.

Address change

The board can decide independently on address changes of the head office. The statutes do not need to be updated, unless if the language, depending on the region, changes. Inform all partners, suppliers, and customers. Only for Brussels either Dutch of French can be used. For Vlaanderen only Dutch, for Wallonie only French.

Procedure

To transfer the documents:

In-person (advised: you know the format is OK, or you get immediate feedback); not possible any more since COVID-19.
Via bpost (less advised; can be more trial and error, but mandatory since COVID-19). Include a stamped and self-addressed enveloppe to return the approved publication. Pay attention to have sufficient postage, since the full pack may be returned in case of refusal due to errors. You need then to correct the errors, and resend the complete pack.

Results

When everyting works well, the following registers are updated:

Publication in Staatsblad
Update of KBO (do not forget to update the UBO register)

You receive the following documents to be archived:

Invoice for the prepayment (might take longer)
Stamped publication request
Stamped Jaarrekening: you can use it to fill in the tax declaration via BIZTAX

External links

Tarifs and payments
Paper forms (VSDC)
Paper forms (official) (Bijlage van de Rechtspersonen -> Publicatie - formulieren)
https://justitie.belgium.be/nl/themas_en_dossiers/verenigingen_en_stichtingen/vzw/statuten
https://justitie.belgium.be/nl/overheidsdienst_justitie/organisatie/belgisch_staatsblad

Publicaties

VSDC vzw Review, nr. 197, september-oktober 2021, p. 5
VSDC vzw Review, nr. 209, januari-februari 2024, p. 4-6

Notes and References

↑ Except for European political parties and foundations

[1] Except for European political parties and foundations

[1]