VZW administratie

From Wikimedia Belgium
Jump to navigation Jump to search
State Coat of Arms of Belgium.svg

Dit artikel dient ter voorbereiding van de statuten en de administratie voor de oprichting en de wijziging van Wikimedia Belgium.

Oprichting[edit]

Statuten[edit]

Voor de huidige versie zie: Statuten. Een eerste versie is nagelezen door VSDC (Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor v.z.w.' s). Een tweede versie is aangemaakt in onderling akkoord op de Edit-a-thon in Leuven, op 29/06/2013. Een volgende versie zal voorgelegd worden op een vergadering met VSDC de eerste helft van juni 2013. Hiervoor zullen we 205 € moeten betalen... dit is beter dan te blijven 90 € te betalen per nazicht...

Reglement van Inwendige Orde[edit]

Een vereenvoudigde versie van Reglement van Inwendige Orde. Goed te keuren op de eerste Statutaire vergadering.

Taal[edit]

Statuten kunnen volgens de Belgische wetgeving in het Nederlands of het Frans. We kiezen er voor om de statuten enkel te publiceren in het Nederlands om de volgende redenen:

  • Het is goedkoper (slechts één keer registratiekosten, geen vertaling)
  • Geen tegenstrijdigheden tussen de beide landstalen
  • 1 taal volstaat voor de wetgeving
  • Het is eenvoudiger; minder administratie

Tevens als we later de statuten/benoemingen moeten aanpassen (wat zeker zal gebeuren) zullen we maar 1 enkele versie moeten aanpassen (en opnieuw laten registreren).

We moeten er wel mee rekening houden dat we subsidies en fiscale vrijstellingen willen kunnen ontvangen in de beide landsdelen, en dat we willen samenwerken met alle culturele instellingen in België.

Engels heeft geen enkele rechtsgeldigheid in België, maar zal wel nodig zijn om goedkeuring te krijgen van de Wikimedia Foundation. Voorafgaandelijk aan de officiële registratie in België moeten we het akkoord van de Foundation vragen.

Naar de leden toe gebruiken we de volgende talen: Nederlands, Frans, Duits. We gebruiken ook Engels omdat:

  • Er zijn heel veel buitenlanders in Brussel
  • De Wikimedia Foundation is een internationale organisatie

Benaming van de vereniging[edit]

Zie http://www.vsdc.be/NL/Algemeen/wat_als_u_een_vzw_opricht_-10

Verplichte vermelding op alle documenten uitgaande van de vzw:

Artikel 11 van de wet schrijft voor dat al de akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken die uitgaan van verenigingen zonder winstoogmerk, de naam van de vereniging moeten vermelden onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden 'vereniging zonder winstoogmerk' of door de afkorting 'vzw' en het adres van de zetel van de vereniging. Deze verplichting moet strikt nageleefd worden. Indien dit niet het geval is, kan dit de persoonlijke aansprakelijkheid tot gevolg hebben van diegenen die verantwoordelijk zijn voor de verspreiding van stukken waarop deze vermeldingen niet aangebracht zijn. De naam van de vzw die moet vermeld worden, is diegene die in de statuten bepaald is. Een afkorting kan eveneens, indien deze ook in de statuten vermeld is.

De volgende benamingen moeten dus worden opgenomen in de statuten:

  • Wikimedia België
  • Wikimédia Belgique
  • Wikimedia Belgien
  • Wikimedia Belgium
  • Wikimedia BE
  • WMBE

Na overleg met vrijwilligers uit Luxembourg op 30 november 2012 kwamen we overeen dat we het aan hen overlaten om een zelfstandige organisatie op te richten. Natuurlijk zijn zij welkom op onze activiteiten, net zoals andere chapters.

Vestiging[edit]

Het is volgens de Belgische wetgeving verplicht om een officëel adres te hebben (bij voorkeur in Brussel om taalkwesties te vermijden).

Een postbus is niet toegelaten als officiëel adres.

We denken om ev. een kantoor te huren (met telefoon, secretariaat, en ev. vergaderruimte). Dit heeft als voordeel dat we eenvoudig kunnen worden geïnformeerd/gecontacteerd.

Oprichters en bestuursleden[edit]

We hebben een lijst nodig van kandidaat oprichters. Uit de oprichters zal een Voorzitter en een eerste Raad van bestuur worden gekozen.

Publicatiekosten Griffie[edit]

De publicatiekosten moeten voorafgaand betaald worden aan de ondernemingsrechtbank.

Bij indiening van het dossier voegt u het betalingsbewijs bij de stukken die u wilt laten publiceren.

Indienen van de oprichting kan nu ook elektronisch (via E-griffie + E-identity card); wijzigingen blijven manueel. Een aangifte ter plaatse is handiger om fouten te vermijden.

VSDC[edit]

Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw's
Lauwestraat 166
8560 Wevelgem
Tel: 056 410368
Fax: 056 415774
Mail: info@vsdc.be

Lidmaatschap VSDC kost 100 €. Zie website VSDC.

Verzekeringen[edit]

Vrijwilligersregister te verkrijgen bij VSDC tegen 15 €

Welke verzekeringen moeten we aangaan? Later verder uit te werken.

Ledenregister[edit]

We moeten verplicht een register van effectieve leden aanhouden, te bewaren als intern document (effectieve leden).

Aangesloten ledenlijst is zeer nuttig, maar niet wettelijk verplicht.

Hierbij moeten we voldoen aan de regels voor GDPR.

Voorwaarden voor erkenning tot afleveren van Belastingsattesten[edit]

Main article: giften met belastingsvermindering

Jaarlijkse financiële aangifte[edit]

Er wordt onderscheid gemaakt tussen: Kleine – middelgrote – grote VZW.

Kleine VZWs (we zullen zeker starten als kleine vzw) kunnen jaarlijks een vereenvoudigde boekhouding indienen (inkomsten en uitgaven, balanstotaal, begroting).

Main article: general ledger

Wijzigen en nazicht statuten[edit]

Zie ondernemingsrechtbank.

Controle en administrative updates[edit]

Externe links[edit]

See also[edit]