Algemene vergadering 2024
| APPROVED |
Wikimedia België (WMBE) nodigde alle effectieve leden uit voor de Algemene Vergadering.
Alleen effectieve leden kunnen stemmen. Als je niet aanwezig kunt zijn, kun je een volmacht geven aan een ander lid. Slechts eén volmacht per lid is toegestaan. Er is alleen een fysieke bijeenkomst, geen videoconferentie.
Afspraak
| Zaterdag 8 juni 2024 van 14:00-18:00
Amazone, Middaglijnstraat 10 Rue du Méridien, 1210 Sint-Joost-ten-Node |
Inleiding
Geert opent de vergadering om 14:05 uur.
Administratie
- Voorzitter van de vergadering: Geert Van Pamel
- Stemmenteller: Rony Vissers
- Secretaris: Frans Grijzenhout
Aanwezigheidslijst
Aanwezigen algemene vergadering in volgorde van registratie:
Stemgerechtigde leden
- Geert Van Pamel
- Dominique Labar
- Norbert Matheuwezen
- Anne Jeanneret
- Roland Rotsaert
- Griet De Ceuster
- Frans Grijzenhout
- Rony Vissers
Effectief lid worden
Het huidige bestuur accepteert de volgende effectieve leden:
- Griet De Ceuster
- Inge Van der Stighelen
- Davide Denri
Volmachten
- Kathelijne De Vos → Norbert Matheuwezen
- Dries Van den Abeele → Geert Van Pamel
- Antoine Motte dit Falisse → Anne Jeanneret
- Ronald Torfs → Dominique Labar
- Lionel Scheepmans → Frans Grijzenhout
Niet-stemgerechtigde deelnemers
- Johan Smits
| Statistiek | Resultaat |
|---|---|
| Aanwezige stemgerechtigde leden | 8 |
| Aantal volmachten | 5 |
| Aangesloten leden | 1 |
| Totaal vertegenwoordigd | 13 |
| Gewone meerderheid | 7 |
Voorstelling van de deelnemers
Iedereen stelt zich in het kort voor.
Activiteiten in 2023
Geert geeft een overzicht van de activiteiten in 2023, zoals het Instituut voor Aeronomie (BIRA), Public Domainday, Projecten van het Fonds vrienden van WMBE: Koers museum en Amazone, Industriemuseum, Vrouwen van papier, Fotomuseum Antwerpen, meemoo (Project Visual name authority), Jenevermuseum, Erfgoedcel Roeselare.
- jaarlijkse fotowedstrijd Wiki Loves
- een aantal schrijfsessies met verscheidene organisaties
- samenwerking met onderwijs- en erfgoedinstellingen
- Bibliotheek van het Europees Parlement: 100 belangrijkste boeken op Wikidata documenteren
- Anne vertelt over WikiFranca en de Conferentie in het najaar van 2024 in Quebec.
- Geert geeft een update over Wikimedia Europe (Algemene Vergadering in Praag) en over de Movement Charter (Wikimedia Summit in Berlijn).
Goedkeuring van de jaarrekening 2023
Geert presenteert de jaarrekening. Belangrijkste punt: beschikbaar budget werd maar voor de helft gebruikt.
Jaarrekeningen:
Jaarrekening Wikimedia België 2023 - Verslag van de controlecommissie 24 mei 2024
Samenstelling commissie
De commissie bestond uit Frans Grijzenhout.
Oordeel van de commissie
De commissie had volledige inzage in de boekhouding. De commissie vond geen afwijkingen in de rekeningen en adviseert de algemene vergadering het bestuur kwijting te verlenen voor het boekjaar 2023.
Werkzaamheden
- De saldi van de bankrekeningen per 31 december 2023 zijn geverifieerd. De saldi op de balans per 31 december 2023 komen overeen met de bankafschriften.
- De ontvangsten 2023 zijn gecontroleerd. De boekingen komen overeen met de bankafschriften.
- De uitgaven 2023 zijn gecontroleerd door middel van steekproeven. De gecontroleerde boekingen komen overeen met de ingediende facturen en declaraties.
- Controle samenstelling WMF subsidie.
- In 2023 is het teveel aan ontvangen subsidie 2022 € 25.098,25 terugbetaald. Het bedrag was al als verplichting opgenomen op de balans per 31-12-2022.
- De ontvangen subsidie 2023 was € 40.000. Uitgegeven aan projecten volgens boekjaar WMF € 19.390,67. Het saldo van € 20.613.84 is als verplichting op de balans geplaatst. € 613,84 is in januari 2024 terugbetaald.
- Voor 2024 heeft WMF een subsidie van € 20.000 toegezegd. Dit bedrag is niet ontvangen, maar verrekend met het saldo per 31-12-2023
- In 2022 heeft Wikimedia België € 9.600 ontvangen van het Fonds Vrienden van Wikimedia België. Dit fonds wordt beheerd door een comité van de Koning Boudewijnstichting. De projecten zijn in 2023 uitgevoerd en afgesloten. Het bedrag was als reservering opgenomen op de balans per 31 december 2022 en is na oplevering van de projecten in 2023 doorgestort naar de betreffende Wikimedian in Residence projecten.
- Balans: Het eigen vermogen is toegenomen met € 232,56. Het betreft donaties en lidmaatschapsgelden. Het eigen vermogen per 31-12-2023 is € 6.843,94.
- Voorzieningen / reserves. Voorzieningen per 31 december 2022 zijn vrijgevallen.
Algemene suggesties
Al enkele jaren heeft het bestuur van WMBE geen apart bestuurslid met verantwoordelijkheid voor de financiële zaken en worden alle taken die verband houden met de financiën uitgevoerd door de voorzitter. Vanuit het oogpunt van scheiding van verantwoordelijkheden (good governance) is dit ongewenst. De kascontrolecommissie doet een dringend beroep op het bestuur om na de uitbreiding van het bestuur zo spoedig mogelijk te komen tot een gezonde scheiding van financiële functies en uit hun midden een penningmeester te benoemen.
Fonds Vrienden van Wikimedia België
- Het Comité bedankt voor giften aan het Friends of Wikimedia Belgium Fund
- Een gift doen wordt gemakkelijk met de Payconiq QR-code
- De Belgische overheid verplicht mensen om een nationaal nummer op te geven (gevolg: internationale giften zijn niet meer mogelijk)
- Projectfondsen op de lopende rekening: voltooide projecten Vrienden van: KOERS en Amazone (€ 9.600)
- Verlenging van het contract met de Koning Boudewijnstichting tot 30 juni 2026.
- WMBE zoekt nieuwe kandidaat-projecten
Goedkeuring van de jaarrekening
De jaarrekening werd unaniem goedgekeurd.
Kwijting van de bestuurders
Het bestuur krijgt kwijting met eenparigheid van stemmen.
Goedkeuring van de begroting 2024
Geert presenteert een overzicht van de begroting en de activiteiten in het eerste halfjaar van 2024 en voegt daar een vooruitblik voor de tweede helft van 2024 aan toe. We hebben een WMF-subsidie van 20.000 € ontvangen voor 2024. Bijzonderheden:
De aanvraag een uitbreiding van het budget 2024 aan de WMF Foundation om een freelance contract van 2 dagen per week toe te voegen vanaf september 2024 voor communicatie (e-mail, interne en externe websites, sociale media), projectmanagement en partnerrelaties werd door de WMF goedgekeurd op 7 juli 2024 voor een bedrag van 15.000 €.
Het budget werd met eenparigheid van stemmen goedgekeurd.
Bestuursverkiezingen
Statutaire voorschriften
Geert beschrijft de procedure en de voorgestelde benoemingen.
- Een mandaat als bestuurslid is 2 jaar geldig.
- De voorzitter moet elk jaar herkozen worden
- Het aantal bestuursleden ligt tussen 3-6; Bestuursbesluit 2015-12-05 goedgekeurd op de 2016-01-23 General Assembly.
- Effectieve leden kunnen bestuurslid worden na kandidaat-bestuurslid te zijn geweest en na verkiezing door de AV.
- Associate leden kunnen effectief lid worden, na 6 maanden geassocieerd lid te zijn geweest, op verzoek, en na goedkeuring door het Bestuur.
Kandidaten
Kunnen hun 2e jaar als bestuurslid voortzetten zonder herkozen te worden:
Verkiesbaar:
Nieuwe kandidaat-bestuursleden:
- Griet De Ceuster
- Inge Van der Stighelen
For info: Special:MyLanguage/What candidate board members need to know
Stemmen door de Algemene Vergadering
| Agendapunt | Ja | Nee | Onthouding |
|---|---|---|---|
| Goedkeuring van de jaarrekening 2023 | 13 | 0 | 0 |
| Akkoord met decharge van het bestuur 2023 | 13 | 0 | 0 |
| Goedkeuring van de begroting 2024 | 13 | 0 | 0 |
| Goedkeuring van bestuurslid Dominique Labar | 13 | 0 | 0 |
| Goedkeuring van bestuurslid Geert Van Pamel | 13 | 0 | 0 |
| Goedkeuring van bestuurslid Griet De Ceuster | 13 | 0 | 0 |
| Goedkeuring van bestuurslid Inge Van der Stighelen | 13 | 0 | 0 |
Andere agendapunten
- Aanvraag Peer-to-Peer platform voor het Fonds Vrienden van Wikimedia Belgium; goedgekeurd door het Comité, aangevraagd bij de Koning Boudewijnstichting.
- Nieuwe projecten voor “Vrienden van WMBE” gezocht
- Voorstel: Engageren van freelance 2 dagen per week vanaf september
- Viering 10 jaar WMBE (ideeën verzamelen, brainstorming)
- Splitsen van de functie van boekhouder, en bankverrichtingen (vier ogen principe)
Herdruk van "Erfgoed ontsluiten via Wikipedia"
Boekje "Erfgoed ontsluiten via Wikipedia" eventueel vertaald in het Frans. Kan Anne dat aan WikiFranca vragen? Het is belangrijk om niet alleen Wikimedia Frankrijk erbij te betrekken, maar ook Canada, Zwitserland en Afrikaanse landen. Suggestie: eerst bestaande inhoud vertalen en dan aanpassen aan lokale gebruiken (lokaal= Franstalige Wikipedia conventies, die verschillen van NL en EN).
Opmerking van Roland: Afbeeldingen zijn te klein. Is het boekje niet te duur? Geert: We geven het weg aan nieuwe redacteuren (WMF budget). Video maken? Of opzoeken en documenteren/lijsten wat er al gemaakt is. Eventueel ondertiteling erbij. QR-code op de achterkant van het boekje naar waar bronnen te vinden zijn.
Suggesties voor Vrienden van Wikimedia-projecten
- Rony stelt het Brugs Museum voor
- Dominique: benader BIRA (Belgisch Instituut Koninklijke Luchtvaartkunde).
- Oproep in de Nieuwsbrief (er is een maximaal budget beschikbaar per project van €7.500 via de Koning Boudewijnstichting).
- Voorstel om WMF te vragen de eigen bijdragen te "verdubbelen" voor de grant 2025 (voorstel van de commissie).
- Samenwerking met Franstalige instellingen via Antoine of Anne?
Een freelancer 2 dagen per week inschakelen vanaf september
- Vraag het Antoine nog eens? Gesteund door Anne en Dominique. Suggestie Rony: Overleg met Antoine: maak een lijst met mogelijke projecten en vraag dan aan Antoine wat hij zou kunnen/willen doen. Coaching en mentoring is ook nodig.
- Zoek een freelancer voor de communicatie. Eventueel nog iemand voor projectbegeleiding. Overleg met partners?
- Rony: werknemer delen met WM Europe? Griet: niet zeker of het een goed idee is: belangenconflict?
- Functiebeschrijving (+ verantwoordelijkheden) en takenlijst maken
- Griet heeft hier ervaring mee. Ook met zoeken op freelancer platforms.
- Johan: €40-60 per uur is waarschijnlijk te laag. (nb: WMF vindt dit te duur...)
Bestuursorganisatie
- Geert maakt Google-accounts aan voor Griet en Inge.
- Een tweedaagse vergadering in Koksijde op 18-19 september om de begroting voor te bereiden, alsook de planning van de activiteiten + strategie.
- Eerste bestuursvergadering 14 juni in Leuven.
10 jaar WMBE
(officiële oprichtingsdatum: 27 september 2014)
- Dominique: Kunstmatige intelligentie onderwerp?
- Griet: Kleine conferentie met meerdere onderwerpen / getuigenissen / ervaringen van 10 jaar samenwerking. Partners GLAM, Onderwijs en WP nodigen vrijwilligers uit om bij te dragen. En dan uitbreiden naar instellingen waar WM nog niet mee samenwerkt. Denk ook aan mediajournalisten.
Mogelijke locatie: het Mondaneum in Mons (Bergen)? Journalisten uitnodigen. Maar: lange reis -- 2 uur van Antwerpen...
Mogelijke problemen: taal (oplossen via tracks?)
Probleem: zaterdag is goed voor vrijwilligers, een doordeweekse dag voor professionals. Meerdere activiteiten? Hoeft niet per se in september. Kan ook in oktober of november. Idee: Wiki Loves Heritage prijsuitreiking op hetzelfde moment? Zou dan betekenen dat deze activiteit wordt losgekoppeld van de publiek domein dag....
Communicatie
- Elke dinsdagavond van 19:00-21:00 uur is er een informele virtuele vergadering en helpdesk.
GLAM
Deze zomer organiseren we verschillende fotowedstrijden: Wiki Loves Heritage, Wiki Loves Monuments, Wiki Loves Denderland.
Onkostendeclaraties
Deelnemers aan de algemene vergadering kunnen een onkostennota indienen.
Geert sluit de vergadering om 17:15.