Assemblée générale 2024
| APPROVED |
Wikimédia Belgique (WMBE) invite tous les membres effectifs à l'Assemblée générale.
Seuls les membres effectifs peuvent voter. Si vous ne pouvez pas être présent, vous pouvez donner une procuration à un autre membre. Une seule procuration est autorisée par membre. Il n'y a qu'une rencontre physique, pas de vidéoconférence.
Venue
| Samedi 8 juin 2024 de 14h00 à 18h00
Amazone, 10 Rue du Méridien, 1210 Saint-Josse-ten-Noode |
Introduction
La réunion commence à 14h05.
Administration de la réunion
- Président de la réunion: Geert Van Pamel
- Compteur de votes: Rony Vissers
- Preneur de notes: Frans Grijzenhout
Présence
Participants à l'assemblée générale par ordre d'inscription :
Membres votants
- Geert Van Pamel
- Dominique Labar
- Norbert Matheuwezen
- Anne Jeanneret
- Roland Rotsaert
- Griet De Ceuster
- Frans Grijzenhout
- Rony Vissers
Devenir membre effectif
Le conseil d'administration actuel accepte les membres effectifs suivants :
- Griet De Ceuster
- Inge Van der Stighelen
- Davide Denri
Déclarations de mandataires
- Kathelijne De Vos → Norbert Matheuwezen
- Dries Van den Abeele → Geert Van Pamel
- Antoine Motte dit Falisse → Anne Jeanneret
- Ronald Torfs → Dominique Labar
- Lionel Scheepmans → Frans Grijzenhout
Participants sans droit de vote
- Johan Smits
| Comptage | Résultat |
|---|---|
| Nombre de présences | 8 |
| Nombre de procurations | 5 |
| Membre associé | 1 |
| Total représenté | 13 |
| Majorité ordinaire | 7 |
== Tour d'introduction
Chacun se présente brièvement.
Activités en 2023
Geert donne un aperçu des activités en 2023, telles que l'Institut d'Aéronomie (BIRA), le Public Domainday, les projets du Fonds des Amis de la WMBE : Koers museum et Amazone, le Musée de l'Industrie, Women of Paper, Photomuseum Antwerp, meemoo (Project Visual name authority), Jenevermuseum, Erfgoedcel Roeselare.
- concours annuel de photos "Wiki Loves
- un nombre de sessions d'écriture avec diverses organisations
- coopération avec des institutions éducatives et patrimoniales
- Bibliothèque du Parlement européen : documenter les 100 livres les plus importants sur Wikidata
- Anne parle de WikiFranca et de la conférence au Québec à l'automne 2024.
- Geert fait le point sur Wikimedia Europe (Assemblée générale à Prague) et sur la Charte du mouvement (Sommet Wikimedia à Berlin).
Approbation des comptes annuels 2023
Geert donne un feedback sur les comptes annuels et le rapport financier. Point principal : le budget disponible n'a été utilisé qu'à moitié.
Comptes annuels :
Comptes annuels Wikimedia Belgique 2023 - Rapport du comité d'audit 24 mai 2024
Composition de la commission
La commission était composée de Frans Grijzenhout.
Avis de la commission
La commission a eu pleinement accès aux comptes. La commission n'a trouvé aucune anomalie dans les comptes et recommande à l'assemblée générale d'accorder la décharge au conseil d'administration pour l'exercice 2023.
Contrôles et bilans
- Les soldes des comptes bancaires au 31 décembre 2023 ont été vérifiés. Les soldes du bilan au 31 décembre 2023 correspondent aux relevés bancaires.
- Les recettes 2023 ont été vérifiées. Les entrées correspondent aux relevés bancaires.
- Les dépenses 2023 ont été vérifiées par échantillonnage. Les entrées vérifiées correspondent aux factures et réclamations soumises.
- Composition de l'audit de la subvention du WMF.
- En 2023, l'excédent de subvention reçu en 2022 (25 098,25 €) a été remboursé. Le montant avait déjà été comptabilisé au passif du bilan au 31-12-2022.
- La subvention reçue en 2023 était de 40.000 €. Dépenses pour les projets selon l'année financière WMF € 19.390,67. Le solde de € 20,613.84 a été placé au passif du bilan. 613,84 € ont été remboursés en janvier 2024.
- Pour 2024, le WMF a approuvé une subvention de 20 000 €. Ce montant n'a pas été reçu, mais a été déduit du solde au 31-12-2023.
- En 2022, Wikimedia Belgique a reçu 9 600 € du Fonds des amis de Wikimedia Belgique. Ce fonds est géré par un comité de la Fondation Roi Baudouin. Les projets ont été mis en œuvre et clôturés en 2023. Le montant a été comptabilisé comme réserve dans le bilan au 31 décembre 2022 et a été transféré aux projets Wikimédiens en résidence respectifs après l'achèvement des projets en 2023.
- Bilan : les capitaux propres ont augmenté de 232,56 €. Il s'agit de dons et de cotisations. Les fonds propres au 31-12-2023 sont de 6 843,94 €.
- Provisions / réserves. Les provisions au 31 décembre 2022 ont été libérées.
Suggestions générales
Depuis plusieurs années, le conseil d'administration de la WMBE n'a pas de membre distinct chargé des questions financières et toutes les tâches liées aux finances sont exécutées par le président. Du point de vue de la séparation des responsabilités (bonne gouvernance), cette situation n'est pas souhaitable. Le comité d'audit demande instamment au conseil d'administration, après son élargissement, de procéder le plus rapidement possible à une séparation saine des fonctions financières et de nommer un trésorier parmi ses membres.
Fonds des amis de Wikimedia Belgique
- Le Comité remercie pour les dons au Fonds des Amis de Wikimedia Belgique.
- Faire un don devient facile avec le QR-code de Payconiq
- Le gouvernement belge exige que les personnes fournissent leur numéro national (conséquence : les dons internationaux ne sont plus possibles).
- Fonds de projet sur le compte courant : projets achevés Amis de : KOERS et Amazone (9.600 €)
- Renouvellement du contrat avec la Fondation Roi Baudouin jusqu'au 30 juin 2026
- WMBE recherchons de nouveaux projets candidats
Approbation des états financiers
Les comptes ont été approuvés à l'unanimité.
Décharge du conseil
Le conseil a été déchargé à l'unanimité.
Approbation du budget 2024
Geert présente une vue d'ensemble du budget et des activités du premier semestre 2024 et ajoute une perspective pour le second semestre 2024. Nous avons reçu une subvention du WMF de 20.000 € pour 2024. Détails :
La demande d'une extension du budget 2024 à la Fondation WMF pour ajouter un contrat freelance de 2 jours par semaine à partir de septembre 2024 pour la communication (e-mail, sites web internes et externes, médias sociaux), la gestion de projet et les relations avec les partenaires a été approuvé par le WMF le 7 Juin 2024 pour une valeur de 15.000 €.
Le budget a été approuvé à l'unanimité.
Élections au conseil d'administration
Statuts d'association
Geert explique la procédure et les nominations.
- Un mandat de membre du conseil d'administration est valable pour 2 ans.
- Le président doit être réélu chaque année.
- Le nombre de membres du conseil d'administration est compris entre 3 et 6 ; Décision du conseil d'administration 2015-12-05 approuvée lors de l'Assemblée générale 2016-01-23.
- Les membres effectifs peuvent devenir membres du conseil d'administration après avoir été candidats au conseil d'administration, et après avoir été élus par l'AG.
- Les membres associés peuvent devenir membres effectifs après avoir été membres associés pendant 6 mois, sur demande, et après approbation par le conseil d'administration
Candidates
Peut rester membre du conseil d'administration pendant 2nd ans sans être réélu :
Candidat à la réélection :
Nouveaux candidats membres du conseil d'administration :
- Griet De Ceuster
- Inge Van der Stighelen
Pour info: Special:MyLanguage/What candidate board members need to know
Vote par l'Assemblée générale
| Sujet de vote | Oui | Non | Abstinence |
|---|---|---|---|
| Approbation des comptes annuels 2023 | 13 | 0 | 0 |
| Accord de décharge au conseil 2023 | 13 | 0 | 0 |
| Approbation du budget 2024 | 13 | 0 | 0 |
| Approbation des membres: Dominique Labar | 13 | 0 | 0 |
| Approbation des membres: Geert Van Pamel | 13 | 0 | 0 |
| Approbation des membres: Griet De Ceuster | 13 | 0 | 0 |
| Approbation des membres: Inge Van der Stighelen | 13 | 0 | 0 |
Autres sujets
- Demande de plateforme Peer-to-Peer pour le Fonds des Amis de Wikimedia Belgique ; approuvée par le Comité, demandée à la Fondation Roi Baudouin.
- Nouveaux projets pour les "Amis de la WMBE" recherchés
- Proposition : Engagement d'un freelance 2 jours par semaine à partir de septembre
- Célébration des 10 ans de la WMBE (collecte d'idées, brainstorming)
- Séparation de la fonction de comptable et des opérations bancaires (principe des quatre yeux)
Réimpression de "Erfgoed ontsluiten via Wikipedia"
La brochure "Erfgoed Ontsluiten via Wikipedia" (Déverrouiller le patrimoine via Wikipedia) peut éventuellement être traduite en français. Anne peut-elle demander à WikiFranca de le faire ? Il est important d'impliquer non seulement Wikimedia France, mais aussi le Canada, la Suisse et les pays africains. Suggestion : d'abord traduire le contenu existant et ensuite l'adapter aux pratiques locales (local = conventions Wikipédia en français, qui sont différentes de NL et EN).
Commentaire de Roland : Les images sont trop petites. Le livret n'est-il pas trop cher ? Geert : Nous l'offrons aux nouveaux éditeurs (budget WMF). Faire une vidéo ? Ou chercher et documenter/lister ce qui a déjà été fait. Éventuellement, inclure des sous-titres. Code QR au dos du livret pour trouver des ressources.
Suggestions pour les amis des projets Wikimedia
- Rony suggère le Musée de Bruges
- Dominique : approcher le BIRA (Institut Royal d'Aéronomie de Belgique).
- Appel dans la Newsletter (il y a un budget maximum disponible par projet de €7,500 via la Fondation Roi Baudouin).
- Proposition de demander au WMF de " doubler " ses propres contributions (proposition de la commission pour la subvention 2025).
- Coopération avec les institutions francophones via Antoine ou Anne ?
Engager un freelance 2 jours par semaine à partir de septembre
- Redemander à Antoine ? Soutenu par Anne et Dominique. Suggestion Rony : Consulter Antoine : faire une liste des projets possibles et demander à Antoine ce qu'il pourrait/veut faire. Le coaching et le mentorat sont également nécessaires.
- Trouver un freelance pour la communication. Eventuellement une autre personne pour la supervision des projets. Consultation des partenaires ?
- Rony : partager un employé avec WM Europe ? Griet : pas sûre que ce soit une bonne idée : conflit d'intérêt ?
- Faire une description de poste (+ responsabilités) et une liste de tâches.
- Griet a de l'expérience dans ce domaine. Griet a de l'expérience en la matière. Elle a également fait des recherches sur les plateformes de freelance.
- Johan : €40-60 par heure est probablement trop bas. (nb : WMF pense que c'est trop cher...)
Organisation du conseil d'administration ==
- Geert crée des comptes Google pour Griet et Inge.
- Une réunion de deux jours à Koksijde les 18 et 19 septembre pour préparer le budget et planifier les activités et la stratégie.
- Première réunion du conseil d'administration le 14 juin à Louvain.
10 ans de WMBE
(date de création officielle : 27 septembre 2014)
- Dominique : Sujet sur l'intelligence artificielle ?
- Griet : Petite conférence avec de multiples sujets / témoignages / expériences de 10 ans de collaboration. Les partenaires GLAM, Education et WP invitent les volontaires à contribuer. Puis élargir le champ d'action pour inclure les institutions avec lesquelles WM ne collabore pas encore. Considérer également les journalistes des médias.
Lieu possible : le Mondaneum à Mons (Mons) ? Inviter des journalistes. Mais : long trajet -- 2 heures depuis Anvers...
Problèmes éventuels : langue (résoudre par des sessions par langue ?)
Problème : le samedi convient aux bénévoles, un jour de semaine aux professionnels. Plusieurs activités ? Pas nécessairement en septembre. Peut également avoir lieu en octobre ou en novembre. Idée : Cérémonie de remise du prix Wiki Loves Heritage en même temps ? Il faudrait alors découpler cette activité de la journée du domaine public...
Communication
- Tous les mardis soirs de 19h00 à 21h00, une réunion virtuelle informelle et un service d'assistance.
GLAM
Cet été, nous organiserons plusieurs concours photo : Wiki Loves Heritage, Wiki Loves Monuments, Wiki Loves Denderland.
Notes de frais
Les participants à l'assemblée générale peuvent présenter une note de frais.
Geert clôt la réunion à 17:15.