Commercial Tribunal

From Wikimedia Belgium
(Redirected from Ondernemingsrechtbank)
Jump to navigation Jump to search
België - Belgique - Belgien - Belgium

The Commercial Tribunal (Dutch: Ondernemingsrechtbank; old name: Rechtbank van koophandel, Griffie; French: Tribunal de commerce) is registering enterprises and organisations, and is responsible for legal actions amongst and against enterprises and organisations (rechtspersonen).

Depending on the location of the head office of the enterprise, or the organisation, the office of the Commercial tribunal is different (RPR = rechtspersonen register, see below).

Law changes[edit]

There are a lot of recent changes in Belgian law, mainly to prevent, detect and pursue fraud, and financial crimes.

  • As of 1 May 2018 a non-profit organisation can become bankrupt.
  • The notion handelaar disappears on 1 November 2018 and is replaced by onderneming (including non-profit organisations). As of 1 November 2018 organisations are also considered as an enterprise even if they do not do any economic activity.
  • The notion association (law of 27 June 1921) disappears[1] as of 1 January 2019, and is replaced by Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV)
  • As of 1 January 2020 the new law overrules incompatible mandatory statutes (the law supersedes "individual" conflicting statements)
  • By 1 January 2024 all existing organisations must have updated statutes
  • At the first (address) change of the maatschappelijke zetel, the statutes must be rewritten

Protocol[edit]

Technically you can do the registration by sending your completed documents via the post, but it is more easy to do it physically because then you are sure all is OK, and you immediately get back a validated timestamped confirmation.

When sending by the post, you need to include a return envelope with address and postage paid. Since COVID-19 this is the only option.

Not fulfilling the yearly administration can lead to the organisation to dissolve.

Responsibilities and tariffs[edit]

Address[edit]

Registratie Griffie: akten voor het Brusselse gewest moeten neergelegd worden in het:

Register van de Rechtspersonen
Britse Tweedelegerlaan 148
1190 Vorst
Telefoon: 02/3489680
Bezoekers: Open van 08:00 tot 12:30 (closed since COVID-19)

Looking up the RPR[edit]

The RPR must be mentioned on all officiel documents of the organisation, depending on the official address; you can look it up via:

Postcode 1000 => Brussel

Registration of statute changes[edit]

Met inbegrip van wijzigingen in bestuur. You need to make a prepayment via bank transfer (reference: 0563.775.480 for Wikimedia Belgium). For the amount: see the official website. Some changes are free of charge, and possibly automatic (like house renumbering or street name change). You will receive an invoice after prepayment and registration.

Zelfs voor een simpele wijziging in bestuur moeten de 2 documenten (Staatsblad en KBO) worden ingevuld en geregistreerd. Dan nadien moet ook nog het UBO register worden gewijzigd (elektronisch via de e-ID door een van de bestuursleden).

Tips:

Publicatie wijzigingen statuten of benoemingen6,7
Activiteit Formulier Deel Aantal Inhoud
Prepayment 1x Bank account proof of payment (PDF extract from internet banking application)
Publicatie Staatsblad1 Formulier 1 Luik A 1x Identificatie

Facturatieadres8,9

Luik B2,3 3x Benoemingen, adreswijziging, statuten

Verso laatste pagina: naam en handtekening

Luik C niet Wordt enkel gebruikt bij de oprichting
Blanco A4 document 3x Statutenwijzigingen moeten nogmaals op blanco A4 worden afgedrukt en onderaan recto worden gehandtekend
2x Recto gehandtekend verslag van de Algemene vergadering
Registratie KBO4,5 Formulier 2 Luik A 1x Identificatie: ondernemingsnummer en officiële naam
Luik C 1x Benoemingen/ontslagen van bestuurders

Vermelding van nationaal nummer, volledige naam, functie, en datum
Naam en handtekening recto onderaan de laatste bladzijde

Let op:

  1. Sinds 2019 bestaat er slechts 1 enkele versie voor de documenten, dezelfde voor ondernemingen en verenigingen
  2. Slechts 1 enkel luik B kan worden ingevuld (you have to pay separately for each luik B; you are allowed to combine multiple types of announcement in one publication)
  3. In het geval van statutenwijzigingen moeten de statuten nogmaals in 3-voud worden toegevoegd op blank papier, getekend recto onderaan
  4. Zelfs voor het uitschrijven van bestuursleden is het nationaal nummer verplicht
  5. Voor buitenlanders ontvang je bij de bevestiging van de registratie een BISNR, dat je nodig hebt voor de registratie van UBO (voeg een kopie van hetpaspoort of de ID-kaart toe; schrijf het volledige adres met de hand op de kopie.).
  6. Controleer het nummer van de kopieën voor elk specifiek document. Onvolledige dossiers worden teruggestuurd of geweigerd.
  7. Alleen recto printen
  8. Je moet eerst een aanbetaling doen ten gunste van het "Belgisch Staatsblad" met vermelding van het ondernemingsnummer. De tarieven vind je op de website van de overheid. U krijgt een factuur na publicatie (die u kunt opnemen in de general ledger).
  9. Dit hoeft niet het officieel adres te zijn; het kan evengoed een administratief adres zijn (b.v. van de boekhouder).

Naast de publicatie in het staatsblad, en registratie bij het KBO, moet je dezelfde wijzigingen nog een 3e keer elektronisch aanbrengen in het Ultimate Beneficial Owner (UBO) register.

Neerlegging van de jaarrekening[edit]

De neerlegging van de jaarrekening is verplicht binnen de maand na de Algemene vergadering. Er is nog altijd een kosteloze registratie bij de ondernemingsrechtbank.

Formaat: vereenvoudigd model voor kleine VZWs, in tweevoud, afgedrukt op enkelzijdig landschap, naam, handtekening en datum op de voorkant van alle bladzijden met vermelding van inkomsten en uitgaven en de jaarbalans volgens het specifieke model. Er is geen template document beschikbaar. Je kan zelf een PDF document maken op basis van een Excel file.

Maak een PDF extract dat je nodig hebt voor de aangifte van de belastingen.

Zie General ledger.

Address change[edit]

The board can decide independently on address changes of the head office. The statutes do not need to be updated, unless if the language, depending on the region, changes. Inform all partners, suppliers, and customers. Only for Brussels either Dutch of French can be used. For Vlaanderen only Dutch, for Wallonie only French.

Procedure[edit]

To transfer the documents:

  • In-person (advised: you know the format is OK, or you get immediate feedback); not possible any more since COVID-19
  • Via the post (less advised; can be more trial and error). Include a stamped and self-addressed enveloppe to return the approved publication. Pay attention to have sufficient postage, since the full pack may be returned in case of refusal due to errors. You need then to correct the errors, and resend the complete pack.

External links[edit]

See also[edit]

Publicaties[edit]

  • VSDC vzw Review, nr. 197, september-oktober 2021, p. 5

Notes and References[edit]

  1. Except for European political parties and foundations