Procedures/Opstellen van de jaarrekening
Het opstellen van de jaarrekening is nodig voor het organiseren van de Algemene vergadering.
Dit document moet tevens na goedkeuring worden ingediend bij de Rechtbank van koophandel en een tweede keer via BIZTAX voor de rechtspersonenbelasting.
Het is een strikt wettelijk document. Besteed hier de nodige aandacht aan, en laat het grondig controleren. Als het onvolledig, of verkeerd is, kan dit leiden tot administratieve problemen met de overheid.
Financiële transacties[edit]
- Verzamel alle rekeninguittreksels van de zichtrekening (in Excel; sommige banken leveren CAMT.053 boekhoudkundige databestanden - handig!)
- Ventileer inkomsten als: lidgelden, schenkingen en legaten, subsidies, andere (niet-fiscale giften, inkomsten uit activiteiten)
- Ventileer uitgaven als: goederen en diensten (enkel indien BTW-plichtig), bezoldigingen, diensten en diverse goederen, andere uitgaven (uitgestelde facturen)
- Interne transfers tussen bank- en spaarrekeningen worden niet geboekt (enkel ter informatie; niet nodig voor de overheid)
- Ontvangen intresten van spaar- of termijnrekeningen (tel dit als andere inkomsten). Noteer het eindsaldo van iedere spaarrekening. Overige verrichtingen op spaarrekeningen zijn van geen belang. Enkel interne transfers zijn mogelijk dus dit heeft geen effect op de boekhouding. Transfers van spaarrekeningen zijn enkel mogelijk naar de eigen zichtrekening. Er mogen geen externe inkomende betalingen gebeuren naar een spaarrekening (dit zou de financiële rapportering bemoeilijken).
- Er bestaat een aparte regeling voor effectenrekeningen
Al deze transacties zouden resulteren in formulier A. Maar kunnen vervangen worden door CAMT.053 bestanden en Excel reporting, of (elektronische) bankuittreksels.
Formulier A is alleen bestemd voor intern gebruik, of voor controle door de overheid.
Inkomsten en uitgaven[edit]
Maak de subtotalen van inkomsten en uitgaven volgens de hierboven categoriën. Dit resulteert in formulier B.
Balans[edit]
Belangrijkste zijn de liquiditeiten (per 31/12), subsidies, provisies, schulden en schuldvorderingen.
- Noteer de saldi van alle bankrekeningen, spaarboekjes, termijnrekeningen en ev. beleggingen op effectenrekeningen
- Eventeel andere roerende en onroerende eigendommen
- Vermeld ook eventuele schuldvorderingen, beloofde subsidies, schulden of andere rechten of verplichtingen.
Dit resulteert in formulier C.
Controle[edit]
Heel belangrijk, om zeker te zijn dat alle bedragen correct zijn:
- Neem het balanstotaal van vorig jaar (vorige aangifte)
- Tel daarbij op de inkomsten en de uitgaven
- Dit eindbedrag moet identiek zijn aan het balanstotaal voor het nieuwe jaar
- Let op het tegenboeken van provisies
Indien dit niet klopt is mogelijk de beginbalans verkeerd, of de financiële transacties (verkeerd, onvolledig, dubbel, onnodig), of de eindbalans.
Formaat en registratie[edit]
Het document A, B en C mag worden gemaakt met Excel, volgens het model dat door de wet op de kleine VZW's wordt voorgeschreven. Gelieve de documenten B en C in landschapsmode enkelzijdig in tweevoud af te printen. Het wordt geregistreerd bij de plaatselijke Rechtbank van koophandel binnen de maand na de algemene vergadering. Het is tevens nodig als bijlage bij de aangifte van de inkomstenbelastingen. Formulier A is voor intern gebruik en, indien nodig, als (externe) controle. Het is belangrijk dat alle bankverrichtingen worden bijgehouden (zie CAMT.053).
Daarnaast is de (project, and grant-georiënteerde) financiële rapportering voor de Foundation. Maar dit wordt voor de wettelijke aangifte niet in aanmerking genomen...