Kascommissie

de en fr

Logo Wikimedia Belgium

De boekhouding van de vereniging wordt verricht door de schatbewaarder. Hij houdt een gedetailleerd register bij van alle inkomsten, uitgaven, en van de ontvangsten en betalingen met de bankrekening. Wikimedia Belgium gebruikt geen cash, noch bank of creditkaarten. Alle verrichtingen gebeuren via de bankrekening. Op die manier is een eenvoudige opvolging mogelijk.

Er is altijd een gedetailleerd overzicht beschikbaar met een opvolging van het lopend budget, en een rapportering van inkomsten, uitgaven, mogelijke provisies, financiële planning, en de lopende balans.

De bankuittreksels worden bijgehouden als PDF en in Excel, wat toelaat om een eenvoudige rapportering en reconciliatie te bekomen.

Het boekhoudkundig jaar wordt afgesloten op 31 december.

Tijdens de Algemene Ledenvergadering 2019 hebben de leden van de vereniging besloten dat er een kascommissie ("Cash commission") aangesteld wordt, die voorafgaand aan de afsluiting van het boekhoudkundig jaar de financiële situatie in detail zal beoordelen en aan de leden van de algemene vergadering verslag zal uitbrengen. De leden van de algemene vergadering hebben zo een afvaardiging, die het bestuur kan controleren alvorens zij het bestuur ontslaan van verdere verantwoording ("decharge").

Kascommissie 2019

Twee leden stelden zich in de ALV 2019 kandidaat voor de functie van kascommissie-lid:

• Ciell
• Spider

Zij zullen voor de ALV van 2020 een interne financiële audit verrichten en aldus verslag uitbrengen over de inkomsten en de uitgaven, en over de financiële balans van de vereniging in 2019.

Het doel is op een efficiënte en correcte manier de algemene vergadering evidentie te verschaffen over de financiële gezondheid van de vereniging en te zorgen voor een algemene transparantie.

Werking

1. Nazicht van alle onkostennota's, facturen, betalingen
2. Nazicht van de inkomsten en uitgaven
3. Nazicht van de balans
4. Nazicht van de financiële rapportering (jaarrapportering, projectrapportering)

Nota's

1. In België is een commissaris enkel verplicht voor grote vzw's (50 werknemers, omzet van 9 mio €, balanstotaal van 4,5 mio €). De functie van commissaris is een wettelijk beschermde titel; de persoon moet lid zijn van het Instituut van bedrijfsrevisoren. Toch is het nuttig om ook in kleine vzw's een neutrale commissie aan te stellen (geen bestuursleden) om financieel misbruik tegen te gaan.