2017-01-28 General Assembly
| APPROVED |
General Assembly (GA)
- Wikimedia België vzw (WMBE)
- Ondernemingsnummer BE 0563.775.480
- Date: 28 January 2017
- Time: 13:00
- Venue:
- WTC Tower 1 - 25th floor (Office "Constant")
- Boulevard Albert II / Koning Albert II-laan 30
- (ingang Willem De Mol straat)
- B-1210 Brussels
Formal Agenda
[edit]- Opening of the Annual Statutory Meeting of the General Assembly Wikimedia Belgium .
- The Annual Statutory Meeting of the General Assembly Wikimedia Belgium has to be conducted in Dutch (legally) with translation..
- Counting the number of votes and determination of the quorum, matters of membership.
- Annual report and year accounts by the directors, discharge of the directors (see summary reports below).
- Election of new the directors
- During the board meeting of 5 December 2015 it was decided to reduce the number of board members to 6.
- Following boardmembers remain in function:
- Loraine
- Robin
- Per the statutes, the president needs to be re-elected every year and board members every two years. The following board members are candidate for re-election:
- Alberto
- Geert
- Romaine
- No new candidate board members
- There are no proposals to change the statutes
- Presentation on activities and budgets for fiscal year 2017
Registratie van de deelnemers
[edit]Aanwezig:
- Effectieve leden:
- Bestuur: Geert, Romaine, Loraine, Robin, Alberto
- Andere: Dimi
- Toegetreden leden: Spider (Vadim Zaytsev), Andra Waagmeester
Inleiding. Welkom.
De voorzitter geeft uitleg over toegetreden leden, effectieve leden en stemgerechtigde leden.
Zijn er toegetreden leden die effectief lid willen worden? Aanvaarding van nieuwe effectieve door de Board; de beide aanwezige toegetreden leden (Vadim en Andra) zijn hierbij toegelaten als effectief lid.
Bepalen van de meerderheid
[edit]- Volmachten: 1 (via email) aan de voorzitter
- Aantal stemgerechtigden + volmachten: 9
- Gewone meerderheid: 5
Overzicht door de voorzitter
[edit]Overzicht activiteiten 2016
[edit]- Just for the Record in de Nationale Bibliotheek.
- Brussels Writing weeks.
- Wiki Loves Art.
- Wiki Loves Monuments.
- Prijsuitrijking in KIK-IRPA.
- Goedkeuring Freedom of Panorama in het parlement.
- Brieven naar Ministers ivm FoP en copyright.
Communicatie naar onze leden toe
[edit]We hebben 62 leden. De betrokkenheid van onze leden en de communicatie naar hen toe kan verbeteren.
- Nieuwsbrief
- Krant, radio, TV
- Mailing list
Financiën
[edit]- Verandering van schatbewaarder.
- Verandering van bankrekening.
- Financiële audit en controle.
- Nieuwe procedure voor het goedkeuren van onkostennota's.
- Opvolging van betalingen.
- Betalingen uitsluitend via onkostennota, met kasticket, en op bankrekening.
- Rapportering t.o.v. WMF.
- Rapportering t.o.v. overheid.
Financiële rapportering
[edit]- Wikimedia Foundation -> project-gerelateerde rapportering
- Belgische overheid -> statutaire rapportering
Overview of past activities
[edit]Financial report
[edit]- Inkomsten.
- Lidgelden. Uitnodiging om lidgeld te betalen. De voorzitter heeft het voorbeeld gegeven.
- Giften - HP Interex Belgium 593,63 €
- Grants van de Foundation.
- Uitgaven
- Details
- Financial report for 2016 (for the Wikimedia Foundation)
Jaarrekening 2016
[edit]Jaarrekening - Belgische wet op vzw.
- Bijlage B
- Genormaliseerd minimaal schema van de staat van ontvangsten en uitgaven
| UITGAVEN | Bedrag | ONTVANGSTEN | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Goederen en diensten | Nihil | Lidgelden | 100,00 € |
| Bezoldigingen | Nihil | Schenkingen en legaten | Nihil |
| Diensten en diverse goederen | 9.528,37 € | Subsidies | 11.380,00 € |
| Andere uitgaven | Nihil | Andere ontvangsten | 593,63 € |
| Totaal uitgaven | 9.528,37 € | Totaal ontvangsten | 12.073,63 € |
- Bijlage C
- Inventaris van Activa, Rechten, Schulden en Verbintenissen
- 1. Samenvatting van de waarderingsregels (art. 6)
- Door de leden of derden ter beschikkinggestelde goederen worden gewaardeerd als 0.00
- Duurzame investeringsgoederen aangekocht worden gewaardeerd tegen aanschaffingswaarde
- Alle duurzame investeringsgoederen worden per definitie afgeschreven op 5 jaar
- Uitgenomen ICT materiaal dat wordt afgeschreven op 3 jaar
- Afschrijvingen worden geboekt op 31/12 van het boekjaar
- 2. aanpassing van de waarderingsregels (art. 7)
Nihil
- 3. bijkomende inlichtingen (art. 11)
Alle opgenomen kosten en financiele verrrichitngen hebben betrekking op het boekjaar dat begint op 1 januari en eindigt 31 december .
- 4. Genormaliseerd mimimaal schema van de staat van het vermogen (art. 14)
| BEZITTINGEN | Bedrag | SCHULDEN | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Onroerende goederen | Nihil | Financiele schulden | Nihil |
| Machines | Nihil | Schulden tegenover leveranciers | Nihil |
| Roerende goederen en rollend materieel | Nihil | Schulden aan leden | Nihil |
| Voorraden | Nihil | Fiscale, salariële en sociale schulden | Nihil |
| Schuldvorderingen | 266,16 € | ||
| Geldbeleggingen | Nihil | ||
| Liquiditeiten | 13.819,65 € | ||
| Andere activa | Nihil | Andere schulden | 228,56 € |
| RECHTEN | Bedrag | VERPLICHTINGEN | Bedrag |
| Beloofde subsidies | Nihil | Hypotheken en hupotheekbeloften | Nihil |
| Beloofde schenkingen | Nihil | Gegeven waarborgen | Nihil |
| Andere rechten | Nihil | Andere verbintenissen | Nihil |
| Totaal tegoeden | 14.085,81 € | Totaal schulden | 228,56 € |
- 5. Belangrijke rechten en verplichtingen die niet in geldelijke middelen kunnen worden uitgedrukt (art 14)
Nihil
Vote to discharge the Board
[edit]The financial report for the fiscal year 2016 has been unanimously approved by the General Assembly meeting Jan 28rd 2017.
The discharge of the directors for fiscal year 2016 has been unanimously approved by the General Assembly meeting Jan 28rd 2017.
Verkiezing van het nieuwe bestuur
[edit]- Robin en Loraine stemden in om Board member te blijven
- De algemene vergadering hernieuwt unaniem het mandaat van Alberto, Romaine en Geert
Het bestuur blijft aldus ongewijzigd. Hierdoor moeten we geen nieuwe publicatie in het staatsblad doen.
Projects and activities 2017
[edit]- Brusselse schrijfweek.
- Samenwerken met culturele instellingen.
We roepen onze leden op om dit mede te organiseren.
Budget 2017
[edit]Bepaalde kosten zoals voor het vertalen van documenten werden niet weerhouden door de WMF. Voor 2018 kunnen we mogelijks evolueren naar een Simple APG. Hiermee moet het eenvoudiger zijn om een jaarbudget te kunnen goedkeuren. Maar hiervoor moeten we t.o.v. van de WMF kunnen aantonen dat de vereniging en het bestuur voldoende stabiliteit, transparantie, vertrouwen en controle hebben.
Rondvraag onder de leden
[edit]Culturele instellingen b.v. Koning Boudewijnstichting laten vzw toe om belastingsattesten uit te reiken voor kortlopende culturele en/ofe erfgoed projecten van maximaal 1 jaar.
- Europe 2020
- Wikipedia/wikidata
Academic involvement with 5 parties. Coding Da Vinci, example from Germany.
Merchandise e.g. T-shirts. Avoid import taxes by producing locally.
Projects and budgets with other organisations. Second person from WMBE. Other organisation workforce involvement.
In kind funding by other organisations.
- Sparql course with paying participations and with pay in kind:
Bring your own data
- Andere projecten.
2018? http://www.2014-18.be/
- Victor Horta
- Constant
De aanwezige leden werden bedankt voor hun aanwezigheid. De algemene vergadering werd afgesloten om 17:00.
Board meeting
[edit]Directly after the General Assembly, a short board meeting followed. During the board meeting the board decided that Geertivp will again be the president and all other roles in the board remain also the same.