Wikimedian in residence project
Het Fonds Vrienden van Wikimedia België werd op 1 december 2019 opgericht om specifieke initiatieven van Wikimedia België (WMBE) financieel te ondersteunen. In 2023 werden twee projecten voltooid. Wikimedia België wil 2025 drie projecten ondersteunen, die uitgaan van een culturele instelling. Hierbij willen we een Wikimedian in Residence ondersteunen om zulk een project te realiseren. Projectvoorstellen kunnen worden ingediend ten laatste op 31 december 2024.
Je blaakt als museum, bibliotheek, erfgoedcel, archief, onderzoekscentrum of universiteit van het enthousiasme over je eigen collectie en werking. En je wilt al een hele tijd uit je ivoren toren treden en je kennis nog beter delen met het grote publiek. Mogelijks heb je nood aan professionele begeleiding en een financieel ruggensteuntje? Dan kan een Wikimedian in Residence-project hierop het juiste antwoord zijn.
Een Wikimedian in Residence-project maakt je, onder begeleiding van Wikimedia Belgium, wegwijs in het gebruik van media-platformen als Wikipedia, Wikidata of Wikicommons om een collectie te documenteren en op deze manier het grote publiek te bereiken. Een Wikimedian in Residence-project wordt gefinancierd door het Fonds Vrienden van Wikimedia België, erkend door de Koning Boudewijnstichting. Je eigen personeel kan aan de slag maar er kunnen ook nieuwe personeelsleden (bijvoorbeeld een BIS-baan of een tewerkstelling voor starters) worden aangetrokken en er kan samengewerkt worden met Wikipedianen.
Het maximale bedrag dat per project wordt toegekend bedraagt 7500 €. Het project moet altijd een verband hebben met cultuur of erfgoed, een sociaal of educatief aspect inhouden en in lijn zijn met de doelstellingen van Wikimedia België en van de Koning Boudewijnstichting. Uw project wordt beoordeeld en goedgekeurd door het Bestuurscomité van het Fonds Vrienden van Wikimedia België.
Wat je uiteindelijk doet, bepaal je zelf. Het project kan een boost geven aan je collectiebeheer (b.v. via het opstellen van een metadatamodel voor Wikidata, de export naar Wikicommons…) of aan de relatie met je doelpubliek en met experts (via Wikipedia schrijfsessies of contacten met hogescholen en universiteiten…). Gelijkaardige projecten werden reeds met succes toegepast door tientallen instellingen van over de hele wereld, zoals bijvoorbeeld de British Library of het Nationaal Archief en het Rijksmuseum Nederland.
Wil je de stap wagen, onder begeleiding van Wikimedia-experts? Dan verwachten we van jouw instelling een projectbeschrijving van maximaal vijf A4's, inclusief een budgetvoorstel. Specificeer wie je bent en wat het doel en de planning is van het voorgestelde project. De einddatum voor de indiening is 31 december 2024. Looptijd van het project: 6 maanden. Stuur je kandidatuur, of eventuele vragen om meer informatie, naar friends@wikimedia.be.
Wikimedian in Residence
Een Wikimedian in Residence is een project in een museum, bibliotheek, erfgoedcel, archief, onderzoekscentrum of universiteit waar een of meerdere medewerkers (mogelijk deeltijds) worden tewerkgesteld om een project uit te werken waarmee een collectie op Wikimedia-platformen gedocumenteerd wordt en museummedewerkers en het publiek begeleid worden in het gebruiken van de Wikimedia-platformen. Deze projecten lopen typisch in samenwerking met de nationale Wikimedia-vereniging. Wikipedianen zijn vrij om onafhankelijk aan dit project bij te dragen, met respect voor zijn doelstellingen. Dikwijls wordt zulk project ook Wikipedian in Residence genoemd.
Gelijkaardige projecten werden met succes door tientallen instellingen over de ganse wereld toegepast, waaronder de British Library, het British Museum, de Koninklijke Bibliotheek Nederland, het Nationaal Archief en het Rijksmuseum Nederland, het museum van Versailles, de Zwitserse Nationale Bibliotheek, de Smithsonian Institution Archives en het Jenevermuseum in Hasselt. Dikwijls wordt rond een specifiek thema gewerkt dat verband houdt met het werkdomein van de organisatie. Ook Wikimedia België wil zulk een project opzetten.
Fonds Vrienden van Wikimedia België
Wikimedia België heeft als doel vrije kennis te ontsluiten via de Wikimedia-platformen, ten bate van culturele instellingen en het algemene publiek. We willen het publiek stimuleren om giften over te maken om deze projecten mogelijk te maken.
Het Fonds Vrienden van Wikimedia België werd opgericht om Belgische Wikimedia-initiatieven van culturele instellingen financieel te steunen via fiscaalvriendelijke giften. De Koning Boudewijnstichting heeft het Fonds Vrienden van Wikimedia België erkend op 1 december 2019. Sindsdien worden giften ingezameld en fiscale attesten uitgereikt. Giften komen van particulieren, bedrijven en instellingen. Het Fonds Vrienden van Wikimedia België heeft geen rechtspersoonlijkheid. Het is een onderdeel van de Koning Boudewijnstichting en wordt beheerd door een Bestuurscomité.
Mogelijke projecten
Wikimedia België zoekt sinds 2021 instellingen die een project willen indienen om te genieten van deze ondersteuning. Er kan mogelijks iemand aan het werk gesteld worden in het kader van b.v. een BIS baan, of een andere tewerkstelling voor starters. Er kan ook gewerkt worden met permanent tewerkgestelde werknemers. Een mogelijk project is om een deel van het museumcollectiebeheersysteem te documenteren op Wikidata en aanverwante Wikimedia-platformen, het digitaliseren van archieven, het vrijgeven van mediabestanden op Wikimedia Commons, of het opleiden van personeelsleden in Wikipedia.
Het project moet altijd een verband hebben met cultuur of erfgoed, een sociaal of educatief aspect hebben en in lijn zijn met de doelstellingen van Wikimedia België en van de Koning Boudewijnstichting. De instelling kan aldus een museum, bibliotheek, erfgoedcel, archief, onderzoekscentrum of universiteit zijn.
De instelling moet zorgen voor het opzetten en het opvolgen van het project, voor de administratieve ondersteuning van de tewerkgestelde persoon (contract, personeelsdossier, sociale en fiscale administratie, arbeidsreglementering, verzekering, kantoor, werkmiddelen) en voor de inhoudelijke en financiële rapportering.
Het Fonds Vrienden van Wikimedia België zorgt voor een deel van de financiële inbreng, na goedkeuring van het project door het bestuurscomité. De Koning Boudewijnstichting betaalt de facturen, na oplevering en validatie.
Wikimedia België wil het project mee begeleiden en adviezen geven over hoe de Wikimedia-platformen kunnen worden gebruikt. Hierbij kan het ook de hulp van derden inroepen.
Wat?
Een Wikimedian in Residence project omvat het volgende:
- Een persoon kan worden betaald om GLAM medewerkers op te leiden en te begeleiden in het gebruik van de Wikimedia platformen en tools om de GLAM catalogus/materiaal te documenteren
- Mogelijks kunnen ook andere projectkosten worden vergoed
- Uiteindelijk doel: afbeeldingen uploaden naar Wikimedia Commons, gegevens registreren op Wikidata, artikels schrijven op Wikipedia
- Kleine projecten met een cultureel, educatief, erfgoed en/of sociaal doel
- Gedeeltelijk gefinancierd door het Fonds Vrienden van Wikimedia België
- Project gelinkt aan de Wikimedia platformen
Waarom?
- kunnen inzetten van personeel
- de human resources bij erfgoedinstellingen zijn beperkt
- Wikimedia België heeft geen eigen personeel
- opleveren van projecten die groter zijn dan edit-a-thons
- de mogelijkheid om meer te doen dan eenmalige projecten (periode van 6 maanden)
- meer impact hebben
- instellingen en de Wikimedia gemeenschap beter laten samenwerken
- erfgoedinstellingen en musea aanmoedigen om met Wikimedia samen te werken
- museumcatalogi delen
- museumcollecties bekend maken bij het publiek
- de Wikimedia-gemeenschap in België uitbreiden en duurzaam maken
Mogelijke opdrachten
- Collectiebeheer: een metadatamodel opstellen voor Wikidata:
- * Vastleggen van data-elementen die kunnen worden geëxporteerd uit het collectiebeheersysteem (op basis van de rechten van het museum)
- * Identificeren van de overeenstemmende Wikidata properties
- * Opstellen van het datamodel
- * Bekijken hoe andere musea gelijkaardige projecten gedaan hebben (Koninklijke Bibliotheek Nederland, het Nationaal Archief en het Rijksmuseum Nederland)
- Het collectiebeheersysteem klaarmaken voor de export.
- Controleren welke items er al in Wikidata zitten.
- Export/import van collectiebeheersysteem naar Wikidata, mogelijks Wikimedia Commons, en Wikipedia.
- De drie systemen onderling koppelen
- Wikipedia schrijfsessies mee helpen organiseren en begeleiden.
- Uitwerken van de strategie samen met de instelling.
- Documenteren van de gevolgde procedure.
- Communicatie naar de buitenwereld.
- Betrekken van scholen of universiteiten?
Partners en verantwoordelijkheden
| Partner | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Instelling | Indienen van de projectaanvraag |
| Project setup en dagelijkse opvolging | |
| Personeelsadministratie | |
| Selectie van personeelsleden | |
| Project- en financiële rapportering | |
| Bestuurscomité Fonds Vrienden van Wikimedia België |
Goedkeuring van het project |
| Instelling, meemoo, WMBE, derden | Algemene begeleiding |
| Koning Boudewijnstichting | Goedkeuren van de financiële rapportering |
| Betaling van de facturen |
Overzicht
- Wikimedia België: initiatiefnemer
- Fonds Vrienden van Wikimedia België: financiering
- Koning Boudewijnstichting: administratie van de projecttoelage
- Culturele instellingen: uitvoering en rapportering
- Wikimedia-gemeenschap: samenwerking
Verantwoordelijkheden Wikimedia België (WMBE)
- Initiatiefnemer van het project
- Opzetten van fondsenwervingscampagnes (website, banner, nieuwsbrief)
- Contact opnemen met culturele instellingen
- Informatie verstrekken over de projectvereisten
- Advies geven over Wikimedia-platformen (conventies, documentatie, hulpmiddelen)
- Zoeken naar technische samenwerking met derden (meemoo, andere musea, WMNL, WMFR, Wikipedianen met ervaring)
- Intermediair naar de grotere Wikimedia-gemeenschap
Verantwoordelijkheden Fonds Vrienden van Wikimedia België
- Het comité werd aangevraagd door Wikimedia België (WMBE)
- Erkend door, en maakt deel uit van de Koning Boudewijnstichting (KBS)
- Evalueren en selecteren van de projecten
- Bepalen van de budgetten
- Goedkeuren van de projecten
Verantwoordelijkheden Koning Boudewijnstichting
- Uitvoeren van de administratie
- De contracten tussen de partijen opstellen
- In ontvangst nemen van giften van burgers en bedrijven
- Fiscale administratie
- Verstrekken van attesten inkomstenbelasting aan schenkers (burgers en ondernemingen)
- Aanvaarding van de projecten
- Valideren van de facturen
- Betalen van de projectfacturen
- Financiële verslagen
Verantwoordelijkheden culturele instelling
- Conceptie van het project
- Projectaanvraag
- Personeelsadministratie
- Betalen van de salarissen en andere personeelskosten
- Sociale zekerheid, inkomstenbelasting, enz.
- Verzekering van de WiR
- Ter beschikking stellen van werkruimte
- Uitrusting (laptop, scanner)
- Dagelijkse opvolging van de voortgang van het project
- Opleveren van de doelstellingen, rapportering
- Facturatie (aan de KBS)
Voorwaarden
- Het project kan niet reeds gefinancierd zijn door de Koning Boudewijnstichting.
- Het project moet conform zijn met de conventies van de Wikimedia-platformen.
- Opladen van items in Wikidata die van algemeen belang zijn (niet: b.v. dat een gedrukt boek van een auteur in de bibliotheek beschikbaar is => deze informatie blijft in het bibliotheeksysteem)
- Wel: registreren dat een originele pentekening in de collectie of het archief beschikbaar is.
- Het project wordt gesteund voor een maximum bedrag van 7500 €
Vermijden van conflict of interest
De gewone werking van Wikimedia België maakt geen deel uit van een project van het Fonds. Het bestuurscomité van het Fonds en Wikimedia België zijn onafhankelijke entiteiten.
Oproep voor projecten!
- Stuur uw aanvraag naar friends@wikimedia.be
- Uiterste datum: 31 december 2024
- Uitvoering: 2025 (6 maand bij voorkeur)
- Maximum 7500 € per project
- De instelling is vrij om zelf extra vergoedingen en budgetten te voorzien.
- Wat verwachten we?
- Document: niet meer dan vijf A4 pagina's (bij voorkeur PDF)
- inhoudelijk:
- wat is het project?
- waarom stelt u het project voor?
- welke culturele, educatieve, sociale resultaten kunnen worden verwacht?
- administratie:
- wie is verantwoordelijk?
- waar wordt het georganiseerd?
- wie zal ondersteuning verlenen?
- welke middelen zijn beschikbaar?
- planning van het project
- begroting