Wikimedian in residence project
Je blaakt als museum, bibliotheek, erfgoedcel, archief, onderzoekscentrum of universiteit van het enthousiasme over je eigen collectie en werking. En je wilt al een hele tijd uit je ivoren toren treden en je kennis nog beter delen met het grote publiek. Mogelijks heb je nood aan professionele begeleiding en een financieel ruggensteuntje? Dan kan een Wikimedian in Residence-project hierop het juiste antwoord zijn.
Een Wikimedian in Residence-project maakt je, onder begeleiding van (vrijwilligers van) Wikimedia Belgium, wegwijs in het gebruik van media-platformen als Wikipedia, Wikidata of Wikimedia Commons om een collectie te documenteren en op deze manier het grote publiek te bereiken. Een Wikimedian in Residence-project wordt gefinancierd door het Fonds Vrienden van Wikimedia België, erkend door de Koning Boudewijnstichting. Je eigen personeel kan aan de slag maar er kunnen ook nieuwe of tijdelijke personeelsleden (bijvoorbeeld een BIS-baan; een tewerkstelling voor starters) worden aangetrokken en er flexibel kan samengewerkt worden met Wikipedianen.
Het maximale bedrag dat per project wordt toegekend bedraagt 10.000 €. Het project moet altijd een verband hebben met cultuur of erfgoed, een sociaal of educatief aspect inhouden en in lijn zijn met de doelstellingen van Wikimedia België en van de Koning Boudewijnstichting. Uw project wordt beoordeeld en goedgekeurd door het Bestuurscomité van het Fonds Vrienden van Wikimedia België (FVV comité)..
Wat je uiteindelijk doel en de inhoud, bepaal je zelf. Het project kan een boost geven aan je collectiebeheer (b.v. via het opstellen van een datamodel voor Wikidata, de export naar Wikimedia Commons…) of het versterken van de relatie met je doelpubliek en met experts (via Wikipedia schrijfsessies of interacties met hogescholen en universiteiten…).
In 2023, two projects were completed and in 2025, three projects were launched. Projects typically run for six months and may receive up to €10,000 in funding from the fund. They must be linked to culture or heritage, include a social or educational dimension, and align with the objectives of Wikimedia Belgium and the King Baudouin Foundation.
Wil je de stap wagen, onder begeleiding van Wikimedia-experts? Dan verwachten we van jouw instelling een projectbeschrijving van maximaal vijf A4's, inclusief een budgetvoorstel. Specificeer wie je bent en wat het doel en de planning is van het voorgestelde project. Looptijd van het project: 6 maanden. Stuur je kandidatuur, of eventuele vragen om meer informatie, naar friends@wikimedia.be. Het zal vervolgens door de FVV-commissie worden beoordeeld.
Wat?
Een Wikimedian in Residence project omvat het volgende:
- Een persoon kan worden betaald om GLAM medewerkers op te leiden en te begeleiden in het gebruik van de Wikimedia platformen en tools om de GLAM catalogus te documenteren
- Mogelijks kunnen ook andere projectkosten worden vergoed
- Uiteindelijk doel: afbeeldingen uploaden naar Wikimedia Commons, gegevens registreren op Wikidata, artikels schrijven op Wikipedia
- Kleine projecten met een cultureel, educatief, erfgoed en/of sociaal doel, met een beperkte looptijd
- Gedeeltelijk gefinancierd door het Fonds Vrienden van Wikimedia België
- Project gelinkt aan de Wikimedia platformen, en respect voor de vrije licenties.
Since 2021 Wikimedia Belgium has invited institutions to submit projects to benefit from financial support. Funding for a Wikimedian in Residence project may cover the following:
- A person to train and guide staff in the use of the Wikimedia platforms and tools to document the GLAM catalogue.
- Small projects with a cultural, educational, heritage and/or social purpose, typically lasting around six months
- Activities linked to Wikimedia platforms and compatible with their licenses.
- Other project-related costs
Although co-funding by the cultural institution is not required, it is strongly encouraged by the Friends of Wikimedia Belgium Fund and is highly valued in project proposals.
Waarom?
- kunnen inzetten van personeel;
- de human resources bij erfgoedinstellingen zijn beperkt;
- Wikimedia België heeft geen eigen personeel;
- opleveren van projecten die groter zijn dan edit-a-thons;
- de mogelijkheid om meer te doen dan eenmalige projecten (periode van 6 maanden);
- meer impact hebben;
- instellingen en de Wikimedia gemeenschap beter laten samenwerken;
- erfgoedinstellingen en musea aanmoedigen om met Wikimedia samen te werken;
- museumcatalogi delen;
- museumcollecties bekend maken bij het publiek;
- de Wikimedia-gemeenschap in België uitbreiden en duurzaam maken.
These projects help cultural institutions to:
- make better use of limited human resources,
- support Wikimedia Belgium, which does not have its own staff for these projects,
- support work that goes beyond one-off events or edit-a-thons,
- create more impact over a longer period,
- encourage cooperation between institutions and the Wikimedia community,
- support museums and heritage institutions in working with Wikimedia,
- make collections and catalogues better known to the public,
- strengthen and sustain the Wikimedia community in Belgium.
Mogelijke opdrachten
- Collectiebeheer: een metadatamodel opstellen voor Wikidata:
- Vastleggen van data-elementen die kunnen worden geëxporteerd uit het collectiebeheersysteem (op basis van de rechten van het museum);
- Identificeren van de overeenstemmende Wikidata properties;
- Opstellen van het datamodel;
- Bekijken hoe andere musea gelijkaardige projecten gedaan hebben (meemoo, Koninklijke Bibliotheek Nederland, het Nationaal Archief en het Rijksmuseum Nederland).
- Het collectiebeheersysteem klaarmaken voor de export.
- Controleren welke items er al in Wikidata zitten.
- Export/import van collectiebeheersysteem naar Wikidata, mogelijks Wikimedia Commons, en Wikipedia.
- De drie systemen onderling koppelen.
- Wikipedia schrijfsessies mee helpen organiseren en begeleiden.
- Uitwerken van de strategie samen met de instelling.
- Documenteren van de gevolgde procedure.
- Communicatie naar de buitenwereld.
- Mogelijk betrekken van scholen of universiteiten?
A Wikimedian in Residence project takes place within a museum, library, heritage organisation, archive, research group, university, or college. One or more staff members, sometimes on a part-time basis, work on documenting a collection through Wikimedia platforms. The project may also include training and guidance for staff and the public on how to use these platforms. Such projects are typically carried out in collaboration with Wikimedia Belgium. Wikipedians may also contribute, while respecting the aims of the project.
Similar projects have been successfully implemented by many institutions around the world, including the British Library, the British Museum, the Royal Library of the Netherlands, the National Archives, the Rijksmuseum, the Palace of Versailles, the Swiss National Library, and the Smithsonian Institution Archives. These projects often focus on a specific theme that fits the mission of the organisation.
A Wikimedian in Residence project might involve documenting part of the museum's collection on Wikidata and related Wikimedia platforms, digitising archives, uploading media files to Wikimedia Commons, writing articles on Wikipedia or training staff to contribute to Wikipedia. Possible activities include:
- Improving collection management:
- creating a metadata model for Wikidata:
- defining which data elements can be exported from the collection management system (based on the rights of the museum/archive/institution);
- identifying the corresponding Wikidata properties;
- building the data model;
- Reviewing similar projects carried out by other museums such as meemoo, Royal Library of the Netherlands, National Archives and Rijksmuseum of the Netherlands
- Preparing the collection management system for the export
- Checking which items are already in Wikidata
- Exporting/importing data from the collection management system to Wikidata, possibly Wikimedia Commons, and Wikipedia
- Linking the three systems together
- Organising and facilitating Wikipedia writing sessions
- Developing a strategy together with the institution
- Documenting the procedure
- Communicating about the project to the outside world
- Involving schools or universities when appropriate
Partners en verantwoordelijkheden
| Partner | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Instelling | Indienen van de projectaanvraag |
| Project setup en dagelijkse opvolging | |
| Personeelsadministratie | |
| Selectie van personeelsleden | |
| Project- en financiële rapportering | |
| Bestuurscomité Fonds Vrienden van Wikimedia België | Goedkeuring van het project |
| WMBE, instellingen, derden | Algemene begeleiding |
| Koning Boudewijnstichting | Goedkeuren van de financiële rapportering |
| Betaling van de facturen | |
| WMBE, institutions, third parties | General counselling |
| Wikimedia volunteer community | Collaboration in content |
Overzicht
- Wikimedia België: initiatiefnemer
- Fonds Vrienden van Wikimedia België: financiering
- Koning Boudewijnstichting: administratie van de projecttoelage
- Culturele instelling: uitvoering en rapportering
- Wikimedia-gemeenschap: samenwerking
Verantwoordelijkheden (culturele) instelling
- Conceptie van het project
- Projectaanvraag
- Personeelsadministratie
- Betalen van de salarissen en andere personeelskosten
- Sociale zekerheid, inkomstenbelasting, enz.
- Verzekering van de WiR
- Ter beschikking stellen van werkruimte
- Uitrusting (laptop, scanner)
- Dagelijkse opvolging van de voortgang van het project, en het begeleiden van de stagiair
- Opleveren van de doelstellingen, rapportering
- Facturen opmaken of boekhoudkundige uittreksels leveren (aan de KBS)
Verantwoordelijkheden Fonds Vrienden van Wikimedia België
- Het comité werd aangevraagd door Wikimedia België (WMBE)
- Erkend door, en maakt deel uit van de Koning Boudewijnstichting (KBS)
- Evalueren en selecteren van de projecten
- Bepalen van de budgetten
- Goedkeuren van de projecten
Verantwoordelijkheden Koning Boudewijnstichting
- Uitvoeren van de administratie
- De contracten tussen de partijen opstellen
- In ontvangst nemen van giften van burgers en bedrijven
- Fiscale administratie
- Verstrekken van attesten inkomstenbelasting aan schenkers (burgers en ondernemingen)
- Aanvaarding van de projecten
- Valideren van de facturen
- Betalen van de projectfacturen
- Financiële verslagen
Verantwoordelijkheden Wikimedia België (WMBE)
- Initiatiefnemer van het project
- Opzetten van fondsenwervingscampagnes (website, banner, nieuwsbrief)
- Contact opnemen met culturele instellingen
- Informatie verstrekken over de projectvereisten
- Advies geven over Wikimedia-platformen (conventies, documentatie, hulpmiddelen)
- Zoeken naar technische samenwerking met derden (meemoo, andere musea, WMNL, WMFR, Wikipedianen met ervaring)
- Intermediair naar de grotere Wikimedia-gemeenschap
De Wikimedian-gemeenschap
- Werkt spontaan mee.
Voorwaarden
- Het project kan niet reeds gefinancierd zijn door de Koning Boudewijnstichting.
- Het project moet conform zijn met de conventies van de Wikimedia-platformen.
- Opladen van items in Wikidata die van algemeen belang zijn (niet: b.v. dat een gedrukt boek van een auteur in de bibliotheek beschikbaar is => deze informatie blijft in het bibliotheeksysteem)
- Wel: registreren dat een originele pentekening in de collectie of het archief beschikbaar is.
- Het project wordt gesteund voor een maximum bedrag van 10.000 €
- Het staat de instelling vrij om aanvullende vergoedingen en budgetten te verstrekken.
Vermijden van conflict of interest
De gewone werking van Wikimedia België maakt geen deel uit van een project van het Fonds. Het bestuurscomité van het Fonds en Wikimedia België zijn onafhankelijke entiteiten.
Oproep voor projecten!
- Stuur uw aanvraag naar friends@wikimedia.be
- Wat verwachten we?
- Document: niet meer dan vijf A4 pagina's (bij voorkeur PDF)
- inhoudelijk:
- wat is het project?
- waarom stelt u het project voor?
- welke culturele, educatieve, sociale resultaten kunnen worden verwacht?
- administratie:
- wie is verantwoordelijk?
- waar wordt het georganiseerd?
- wie zal ondersteuning verlenen?
- welke middelen zijn beschikbaar?
- planning van het project
- begroting