Gedragscode voor Bestuurders

DRAFT

Onkosten en Uitgaven, betalingen door Wikimedia Belgium vzw

Wikimedia Belgium VZW zal diverse operationele uitgaven maken. Hierna wordt de werkwijze besproken om facturen te betalen of verantwoordde kosten terug te vorderen via onkostennota.

Uitgaven en kosten, regelmatige en contractuele betalingen

De vereniging zal een aantal standaard uitgaven en kosten moeten beheren zoals huur van kantoorruimte, communicatiekosten, nutsvoorzieningen en kosten als verzekeringen.
De Raad van Bestuur (RVB) zal de formele beslissingen nemen om bepaalde engagementen op te nemen. De goedkeuringsbeslissing daarvoor impliceert:

• de ondertekening van het contract door de penningmeester of de voorzitter
• de penningmeester zal de contracten opvolgen
• de betaling van alle facturen of reguliere betalingen tegen gevolge van contracten worden door de penningmeester uitgevoerd
• de RVB wordt tijdig (ttz vooraf) van beëindiging, verlenging verwittigd, en van alle veranderingen aan het contract - die aanleiding geven tot herevaluatie of beëindiging - geïnformeerd
• de RVB wordt regelmatig geïnformeerd ivm. de financiële rapportage over de status en financiële impact van het contract door de penningmeester.

Bij het inhuren van werknemers zal de RVB beslissen over het aantal en de qualificatie-vereisten voor de vacante positie(s), de RVB wordt geïnfomeerd met een budget in de vorm van en loonvork en de schatting van de aanverwante kosten, waarop de beslissingen worden genomen, afwijkingen en wijzigingen geven geen aaanleiding tot het vervallen van de genomen beslissing. Het engageren van personeel gebeurt verder door de voorzitter en de penningmeester, alle betalingen van lonen worden door de penningmeester ism. een sociaal secretariaat afgehandeld.

Procedure voor operationele uitgaven

Het is de impliciete intentie van de oprichters om deze vereniging te beheren op een projectmatige wijze. Een project heeft een doelstelling, een plan, een budget, een afrekening en een of meerdere rapportages.

• het objectief beschrijft wat het project wil bereiken,
• het plan omschrijft alle acties die worden ondernomen on dat objectief te bereiken,
  • het plan heeft een duidelijke periodiciteit, een start datum een doorlooptijd en evt een eind datum,
  • naast het plan bestaat er een budget van gealloceerde resources, uitgaven en opbrengsten,
  • het plan en het budget worden door de RVB goedgekeurd, en toegewezen aan een uitvoerder,
    • doorlopende projecten die over verschillende jaren lopen krijgen ook een jaarlijks plan , budget (ook overlopende rekeningen) en minstens een jaarlijkse rapportage ,
    • de goedkeuring van een doorlopend project impliceert niet dat de goedkeuring jaarlijks wordt verlengd, elk jaar dient een jaarplan en budget ter goedkeuring op de RVB te worden voorgelegd, en opgenomen in het jaarbudget dat aande algemene vergadering wordt voorgelegd
    • de jaarplannen van doorlopende projecten moeten VOOR het jaarplan en jaarlijks budget van het komende werkingsjaar worden goedgekeurd
• elk plan heeft zijn eigen rekeningen
• projecten worden minstens 1x per jaar aan de RVB gerapporteerd, en hebben minstens een afsluitende rapportage, verder kan de RVB regelmatige opvolgingsrapportage opleggen,
• deze eindrapportage is ook ter beschikking van de leden van de AV
  • plannen veronderstellen reguliere voortgangsrapportage, zeker voor de financiële opvolging

In de planning van een project geven sommige uitgaven aanleiding tot formele ordering en facturatie door de leverancier. Deze kosten worden door de RVB goedgekeurd:

• Planning en budget: kosten worden geïdentificeerde en begroot
• goedkeuring door RVB
• een project-manager wordt toegewezen om het project te leiden en uit te voeren
• indien er project managers buiten de RVB worden aangeduid wordt een toezichthoudende bestuurder aangeduid
  • de bestuurder is verantwoordelijk voor de financiële opvolging en voor het ondertekenen van bestellingen ook asl hij niet de project manager is
  • een projectmanager kan de volledige verantwoordelijkheid worden toegewezen middels en schriftelijk mandaat

• alle bestellingen zullen de penningmeester en het adres van de zetel vermelden als facturatie gegevens
• van alle ondertekende bestellingen moeten aan de penningmeester een kopie worden gestuurd
• facturen worden aan de toezichthoudende bestuurder gestuurd voor goedkeuring en moeten binnen de 15 dagen na ontvangst terug in het bezit zijn van de penningmeester
  • alle betwistingen of klachten inzake facturen moeten aan de penningmeester gemeld worden
  • alle goedgekeurde bedragen moeten aan de penningmeester gemeld worden
• goedkeuring door de bestuurder vereist alle getekende bestellingen, en getekende aflever documenten zowel voor goederen als voor geleverde diensten
• facturen worden betaald door de penningmeester na volledige goedkeuring

Betalingen en voorschotten

• Geplande uitgaven en facturen worden betaald binnen de 30 dagen na ontvangst van een correcte factuur ( het is belangrijk dit te vermelden bij het opgeven van een bestelling.
• Alle voorschotten voor leveranciers worden gedaan via overschrijving. Om de betaling van een voorschot via de penningmeester te laten gebeuren moet de project manager een getekend bestelformulier overmaken aan de toezichthoudende bestuurder. Na diens goedkeuring moet de voorschotsaanvraag naar de penningmeester worden gestuurd. Het maximum voorschot is beperkt tot 25% van het totaal factuur bedrag of 0% van het bedrag ex BTW en het voorschot moet vermeld zijn op het bestelformulier.
• De penningmeester betaalt het voorschot binnen de 15 dagen via bankoverschrijving.
• Alle bestellingen die vooraf dienen betaald te worden, zullen door de penningmeester geregeld worden bankoverschrijving.

Submission and Approval of expenses and disbursements

• Expenses and payments for projects and events or for personal travel should be claimed through an expense declaration form.
• Expenses paid and personal cash advanced by board members, project managers or members in general that are entitled to refund should be submitted on deexpense declaration form, motivated and duly supported by supplier invoices or tickets from devendor (not with ATM or POS-terminal tickets). When buying in shops using a bank or credit card you will usually get a purchase ticket and a payment terminal ticket. The latter is not acceptable for submission of a claim. Combined tickets are. In Belgium detax law requires for meals and for fuel a valid VAT ticket , so for claims for meals and drinks in Belgium restaurants or cafes, ask for deVAT ticket and not a handwritten ticket (make sure that deestablishment can be identified by its name address and VAT number).
• Expenses for different project should not be mixed on a single expense declaration form.
• Unspecified or general expenses should be claimed on separate forms and clearly motivated.
• Expenses should be approved before reimbursements can be made. All reimbursements will be made by bank transfer to the account of the claimant

Approval tree

Payment requests have to be approved depending on the amount:

Expense and invoice approval tree

Amount limit	Approval
≤ 100 €	Any Board member
≤ 500 €	Two Board members
> 500 €	Board approval

Important:

• Approval has to be obtained before committing the costs.
• Any deviation from the original amount requires a new approval.

Mailing list approval procedure

1. Send the request + the quote to deWM BE board mailing list.
   1. please state if the quoted price is fixed (goods will be supplied for that price) or if the price may change (over time like for airline tickets) or unknown supplements may arise
   2. if the price depends on the quantity used/supplied, provide an estimate of the usage, and unit price, minimum purchase and/or maximum (if usage is capped) and deestimated price example purchase of beer by decrate, if we need 200 beers at a unit price of 1.5€/beer bottle but we need to purchase them in crates of 24, then deunit price is 24*1.50€=36€ minimum purchase is 1 crate of 24 and maximum is 9 crates (216 bottles) capped price is 324€ , assume that you stumble on a promotion for 10 crates for less then 360€ then you will get deexpense deviation approved and deexpenses reimbursed, excess beer is then transferred to the association for a later event.
2. Approvals are added as "reply to all".
3. Effective invoice and proof of payment must be supplied to the penningmeester, and added as reply to the email.
4. Deviations of quoted/capped expense value ,
   1. for deviations less then 20% of the capped value and less then 100€ in total de penningmeester can approve on his own;
   2. for deviations en excess of 20% and less then 40% of the capped value and less then 500€ de penningmeester will issue a complementary approval procedure,
   3. deviations in excess of 40% of the quoted value and in excess of 500€ must obtain a full approval form de RVB.
   4. some emergencies may require unapproved expenses, the RVB will decide on approval

Flights, accomodation

• Board members will insure that everybody travelling on WM BE business will adhere to deWMF travel policy.
• All travel on WM BE business or on behalf of WM BE should be approved ahead of departure.
• Approved travel arrangements may be based on estimated expences and should include cancellation insurance, and deviations of deestimate can be allowed but should be reported asap after booking/reservation confimation (preferrably before departure)

The following particularities apply

• Reimbursement for kilometer-based travel for private cars on WM BE business will be reimbursed at the applicable fiscal rate.
  • kilometercount can be taken from following sources:
    • the cars counter using the end count and start count,
    • for a single destination the trip distance may be obtained using Mappy, Michelin, or Google Maps (on-line route planners)
    • a multi-destination trip may be supported by any of the above or a trip download from a car GPS system
    • fuel tickets at the beginning and end of the trip may be appended for support

• Reimbursements for organised travel (bus, train or airline) and accomodation on WM BE business

Will be reimbursable based on deactual hotel 7invoices, travel tickets or invoices, airline tickets (exceptionally credit card invoice copies might be acceptable) presented with the expense declaration form.

• Reimbursements of local travel(abroad) by rental car

Will be reimbursable based on the actual rental invoice, fuel tickets or invoices (exceptionally credit card invoice copies might be acceptable) presented with the expense declaration form, however check dedeWMF travel policy.]

• Per diem or other travel related expenses
  • Approved travel might be accompanied with a per diem allowance for meals, refreshments, communication and local travel. The per diem allowance is delimit what is being paid, and is reimbursed based on denumber of days stayed at detravel destination (number of overnight stay +1).
    
  • If for reasons beyond decontrol of the traveller his stay is extended (like annulled or delayed flight, weather conditions, industrial action etc) deper diem allowance will be applied (or actual cost reimbursed : hotel room + per diem)
  • If no per diem has been approved the travel (destination) approval should mention either that local expenses are covered by deeventhosts (no claims allowed) or if nothing is mentioned it is assumed that the traveller can claim reimbursements of actual expenses for meals, refreshments, visits, communication, local travel etc based on invoices and tickets, and as per WMF travel policy.

Volunteers

• Reimbursements for volunteers, bicycle travel on WM BE Business for local volunteers

It is customary in Belgium for volunteers that help out at events with ticket/access control, setting up and cleaning, serving food and refreshments, cloak rooms, parking assistance etc to be paid a volunteersfee, their bus, tram or train ticket and to compensate them for bicycle travel.

• the fiscal bicycle fee
• the volunteers fee is a daily fee of where the accumulated amount per fiscal year may not exceed a certain amount

General code of conduct

Board members adhere to the WMF Code of Conduct Policy:

1. Treat other people with respect
2. Respect confidentiality and privacy
3. Protect Foundation/Association property
4. Maintain accurate, honest and complete books and records
5. Represent debest interests of deFoundation/Association

Bank accounts held by WMBE

• A new bank account has been opened at Triodos on 8 November 2016
• Paypal account: paypalwikimedia.be