Bylaws (en)

From Wikimedia Belgium
Jump to: navigation, search

Under construction     This page or section is under construction.

These bylaws contains the rules regulating the relation between the membership and the associations organs and between the individual members themselves within and relative to the activities of the association.

The subdivisions relate to the titles in the Articles of Association, and some statutory articles can be summarized as an introduction for the bylaws articles (in italics) : the bylaws articles are numbered as RIO-x or RIO-x.y (where "x" and "y" represent a decimal number).

Definitions[edit]

In writing : as clarified in article 16 "in writing" means : a letter in any written form irrespective whether it was handdelivered, sent by ordinary or registered mail, telegraph or telex, by e-mail or fax , the fact that those means can be used doesn't imply that the Association should use these all these means or can be obliged to provide those means
If proof of sending is required i.e convocations to a general assembly meeting ; then a document can be send with registered mail or email.

BoD or the board : abbreviation of the Board of Directors
GA abbreviation of General Assembly
GAM abbreviation of General Assembly meeting
SAGAM abbrev. Statuory Annual General Assembly Meeting

TITEL III – members[edit]

The association is composed of full members and associated members. The minimum number of full members is 3.

  • full members have voting rights at the General Assembly meeting.
  • associated members pay their contribution but haven't got any voting rights during the General Assembly meeting.

Being an associated member is a prerequisite for full membership.

Becoming a member[edit]

Art. 6 par. 1 defines that a member has to be a physical person who has to make an application in writing and who is accepted by the Board to join the association Art. 6. par. 2 stipulates the conditions for becoming a full member :

  1. age of majority, or an authorization by the parents or legal guardian;
  2. full civil and political rights;
  3. including the right to work as a journalist or publisher;
  4. no prior convicted for crimes such as racism, xenophobia, negationism or spreading hate or calling for violence or disseminating illegal pedosexual materials.
  5. associate members for at least six months
  • RIO-1. All applications for membership have to be submitted in writing to the BoD and should comply with following conditions :
  1. candidate-members must have reached the age of majority, according to the law in the country of their nationality, minors can be considered when they present a written parental consent dorm signed by at least one of the parents or their legal guardian;
  2. candidate-members must enjoy their full civil and political rights;
  3. prior convictions as or to be denied the right to work as a journalist or publisher, or for crimes such as racism, xenophobia, negationism or spreading hate or calling for violence or dissemination illegal pornographic materials makes a candidate-members ineligible for membership;
  4. previously excluded members must be nominated as candidate-members in the manner describer in art RIO-3.5.
  5. candidates applying for full-membership must have been associate members for at least six months
  • RIO-2. All written applications for membership are appraised by the BoD and either admitted or denied. The BoD can use objective criteria (and is advised to make them public) for applications for membership as a basis for their appraisal, following rules do apply
  1. Applications of excluded members, who have not terminated their exclusion period should be denied based on the exclusion period.
  2. Applications of temporarily expulsed members should be denied as their are still members.
  3. Applications of family members of excluded or temporarily expulsed members should get particular attention and the candidate-members should be made aware that the BoD will monitor for and prevent abuse and popsocking.
  • RIO-3. the GA decides in appeal and in last instance about all matters related to membership. The GA has a discretionary competence to refuse or accept a candidate member without having to motivate their decision.
  1. any decision by the BoD in the matter of membership application is made in writing and notified to the applicant.
  2. the denial of membership by the BoD in the matter of membership application can be examined by the GA at the written request of the candidate, the GA taking the final decision.
  3. the decision by the BoD in the matter of membership application, both admission and denial can upon the written and motivated request of another member - who demonstrates a reasonable interest - can be examined by the GA , the GA taking the final decision.
  4. the decision by the BoD in the matter of membership application must be motivated, the decisions of the GA aren't motivated because they are the result of a vote and the GA doesn't vote on the motivation of its decision.
  5. the applicant is notified in writing of any decision and of the possibility and conditions of appeal.
  6. the denied applicant can resubmit his candidacy for membership after a year to be counted from the date of the final decision of the GA. This period can be shortened to 3 months if the applicant is nominated by at least two full members, or a full member at least 2 associated members, or by the BoD.
  • RIO-4. is not applicable at this moment

Terminating membership as an associated member[edit]

  • RIO-5. the associated members are free to terminate their membership, either by  :
  1. addressing a written resignation tot the BoD ; their membership terminates at the date of reception of the resignation;
  2. defaulting on the payment of the annual contribution, the membership terminated after the expiry of the payment term mentioned in the payment reminder;
  3. terminating the membership doesn't entitle the member to any refund of or compensation for contributions paid or deposits made as per art 10 of the statutes
  • RIO-5.1. associated members can revoke their dismissal and pay their contribution to restore their rights as a member.
  • RIO-5.2. overdue payment of the annual contribution restores the membership at the original due date.

Becoming a Full member[edit]

  • RIO-6. Each associated member can become full member after going through the following procedure.
  • ROI-6.1. Making a formal application :
  1. after being an associated member for at least 6 months a candidate for full membership can make a formal written application to the BoD, after which the BoD evaluates the application and either admits or denies the applicant.
  2. when admitted the application is presented to the GA at its next meeting.
  3. a candidate proposed in writing by at least two full members to the BoD is presented to the GA at its next meeting
  4. the candidate is accepted as a full-member by the GA with a simple majority
  5. failure to obtain a majority should not be motivaed by the GA.
  • ROI-6.2. The rules of ROI-3 apply to this process.

Terminating membership as a full member[edit]

    • RIO-6.3. the membership terminates in case of death or debilitating illness or if the full member is convicted of a crime or crimes that make him ineligible to be a member (see RIO-1)
Voluntary resignation as a full member
    • RIO-6.4 A full member who decides to resign his membership has to send his resignation in writing to the BoD. Resignations should be send at least 1 month before the next meeting of the AV, the postal stamp (or e-mail date) being proof.
  1. the GA is informed of the resignation of full members
  2. Only in case of force majeure the BoD can accept resignation notices at a later date.
    • RIO-6.5 The resigning (full) member should make clear in his resignation wether he/she onsly resigns from his full membership or also from his associated membership . If a full member fails to mention his/her choice, these bylaws impose the assumption that the full member resigns form his full membership status but desires to remain an associated member.
    • RIO-6.6 Failure to pay the annual contribution by a full member doesn't imply that the member is considered to resign (contrary to associated members. Even when the member later tenders his resignation in writing the outstanding balance has to be paid (unless in case of force majeure).
    • RIO-6.7 The GA will only accept the resignation after the BoD reports that all debts have been settled.
    • RIO-6.8 The AV decides by simple majority to accept the resignation, but can only vote against if any of the above conditions is not met.

Disciplinary measures against members[edit]

A suspension is a temporary disciplinary measure, a disqualification is a more or less permanent measure and according to the Statutes only the GA can decide about disqualification with a 2/3rd qualified majority

  • RIO-7. the Disqualification or Suspension of members are disciplinary measures that can be decided against both full and associated members.
Definitions
  1. Disqualification of members : disciplinary measure in which the member is stripped of his membership rights, only the GA is competent to decide about disqualification of a member an it should do so with a 2/3rd majority of the votes cast.
  2. Suspension of members : disciplinary measure in which the member is temporarily impeded to exercise his membership rights except the right to be heard by or to appeal to the GA, the measure can be taken both by the GA and by the BoD.
  3. difference between Suspension and Disqualification : a suspension ends with the automatic restoration of the members in his membership rights, a disqualified member has to apply for the restoration of his associate membership rights.
    • RIO-7.1. Disciplinary measures that can be decided against a member by the GA
  1. A cautioning of the member that terminates the suspension
  2. A reprimand that can be taken into consideration when recidivism occurs that terminates the suspension
  3. A probationary period that lifts the suspension
  4. Demotion of full membership to associate membership for a determined period of time
  5. A deferred further suspension (max until the next Yearly Statutory GA Meeting) at which certain conditions can be imposed, that can be imposed if other or similar facts occur.
  6. An immediate effective prolonged suspension for a determined number of months or until the next YSGAM
  7. A deferred temporary disqualification of a determined period that can be imposed when recidivism occurs. When temporary disqualification has been decided a term should be attached that term cannot exceed 5 years, this term determines the moment at which a disqualified member can apply to become an associated member again.
  8. An immediate effective temporary disqualification of a determined period
  9. An effective immediate final disqualification implying that the member cannot reapply for membership at a later date
    • RIO-7.2 The BoD can suspend a member who has infringed on the statutes, these bylaws or has conducted him/herself in a dishonourable or unbecoming manner as a member of the association. That suspension should result in a hearing by the GA, consequently suspension-decisions by the BoD are limited in time until the following meeting of the GA.
  1. The BoD has to notify in writing the member concerned of this decision, the procedures that will follow.
  2. The BoD should bring the case of the suspension, and motivate why a member was suspended to the next GA meeting. This could be for certain facts, actions or declarations by the suspended member, either ascertained by the BoD or whereof the BoD has been notified by an external complaint or following a complaint by another member. The BoD should compile a casefile with items of proof, declarations by the member(s) concerned etc that will allow an evaluation of the facts.
  3. the BoD wil have to convocate the member as per art 27 of the statutes and present the case. The BoD will ask the member to submit a declaration of his own, and allow the member to consult the case file and add documents, statements and proof for his defense and can request, in writing, witnesses or plaintiffs to be heard and questionned at the GA meeting.
    • RIO-7.3 A temporary suspension decided by the BoD can result in any of the disciplinary measures liste in RIO-7.1
    • RIO-7.4 The BoD can without deciding the suspension prepare a case file for disqualification of a member. This doesn't discharge the BoD from the prescriptions of RIO-7.2 par. 2 & 3.
    • RIO-7.5 The minimum term to consult the case file is 14 days and should allow 14 days to invite witnesses to the GA meeting .
    • RIO-7.6 A member that hasn't been given the chance to be heard at the GA meeting and present its defense cannot be disqualified, however :
  1. members can ask once to postpone the hearing to the next GA meeting, in writing, in which case the GA should decide to maintain or to lift the temporary suspension
  2. without such written request the case will be heard at the GA meeting in absentia
  3. against a decision in absentia the member has the right to protest the decision, for that hearing the defendant cannot ask postponement and in case of absence he can no longer protest, only appeal.
  4. a postponed hearing cannot be rescheduled and against a decision in absentia of a postponed hearing tyhe defendant can only appeal
  5. the GA will hear the appeal and decide, the hearing cannot be postponed and decisions in absentia cannot be protested.
    • RIO-7.7 Circumventing of disciplinary decisions
  1. If a disqualified member attempts to circumvent a disciplinary decision either by using an alias or fake identity or by making use of family members or a front-identity and attempt to exercise his membership rights (so called popsocking), after temporary disqualification the that will lead inevitably to the final disqualification of the member (in case of a temporary disqualification) and of the popsock.
    • RIO-7.8 An appeal to a disciplinary decision can be submitted once, in writing and at least 3 months before the GA meeting. The procedure for appeal requires the BoD to select a comnitte of 3 AV members who will review the casefile hear the witnesses and prepare a recommendation for the GA.
    • RIO-7.9 the GA will decide to caution, reprimand or suspend by a normal majority.
    • RIO-7.10 the GA will decide to disqualifiy with 2/3rd majority

TITEL IV – Membership contribution[edit]

  • RIO-8. The annual membership contribution is set for the period 2012 until 31-12-2012 at

** here will be a table **

    • RIO-8.1. The annual membership contribution starts at the moment the applicant is accepted and covers a complete year.
  1. Even if a 3rd member opposes the affiliation this doesn't affect the date .
    • RIO-8.2 The associated member that doesn't pay his annual membership contribution in a timely manner, in the month when the remimder has been send to him, is considered to have voluntary terminated his membership.
    • RIO-8.3. The exclusion of a member doesn't allow the member to request the refund of or compensation for contributions paid or deposits made nor make a claim in any form against the equity or assets of the association.

Titel V the General Assembly[edit]

the General Assembly (GA) is composed of all the full members who are entitled to vote. Art 25 of the statutes indicate that at least once a year a meeting of the General Assembly (SAGAM) should be convocated, within 6 months after the closing of the fiscal year : this is the Statutory Annual meeting of the General Assembly. Art 24 states that other meeting of the GA can be convocated whenever this is required.

Convocation of a meeting of the GA[edit]

  • RIO 9. The RvB convocates the meeting of the GA in writing.
  1. The convocation is send per email or per letter individually to each member and is electronically published in a self evident place such as the chapter portal on Mediawiki, complementary forms of notification are not prohibited.
  2. The voting members are convocated at least 15 days before the actual meeting
  3. This term is extended with the term required for submission foreseen by the statutes or these bylaws, without exceeding 8 weeks.
  4. All members of applicants about whom a personal file is treated during the meeting of the GA are to be convocated by registered letter and email copy at least 15 days before the meeting.
  5. For members subject of a disciplinary hearing the convocation is extended by the consultation term of the case-file and allowing 14 days for invitation of witnesses or plaintiffs.
    • RIO-9.1. the convocations have to contain certain required mentions :
  1. the place and time of the meeting
  2. the calls for submission of candidates for the functions of directors, proposals of statutory changes and for other items on the agenda ; their term of submission, and teh closing date of that term.
  3. For members subject of a disciplinary hearing the convocation should contain the charges of the case file, the period, the place and time of consultation of the file as per RIO-7
  4. the convocation has to contain at the very least a preliminary and a URL where the agenda is kept an updated, the final agenda of the meeting can be send in writing to the members in a reminder convocation until 8 days before the meetingdate.

Schematic of the course of the meeting of the GA[edit]

  • RIO-10. the meeting runs through the following schematic course :
  1. registration of attendees, representatives and their mandates to vote, attribution of their voting rights to members and mandate holders, distribution of the voting bulletins;
  2. announcemnt of the number of members present, the votes mandated votes, the number voters, determination of the quorum of presence and votes, determination of votes required for a (qualified) majority;
  3. nomination of a bureau for the meeting (president, votecounters)
  4. motions of order , voting about the motions of order (procedure to follow)
  5. proposals of additional point to the agenda, agenda
  6. opening of the meeting
  7. threatment of each point on the agenda and voting
  8. Closure of the meeting

The agenda of a GA meeting[edit]

  • RIO-11.0 the agenda of the GA Meeting will contain always some of these points according to art 23 of the statutes :
  1. reports of the BoD about plans and projects, execution of planned projects decided during earlier meetings;
  1. reports by the auditors;
  2. annual accounts and discharge of the directors ;
  3. planned activities and events in existing projects;
  4. new projects and budgets
  5. dismissal and nomination of directors
  6. dismissal and nomination of auditors
  7. instruction to auditors
  8. Membership related affairs :
  1. approval/denial of associated/full members
  2. disciplinary matters, suspensions & exclusion of members
  1. changes of the statutes
  2. changes of these bylaws
    • RIO-11.1 according to the points addressed on the agenda the following mentions should be part of the agenda :
  1. Calling the SAGAM : when calling the SAGAM, or when during another GA meeting accounts have to be reviewed, accounts or budgets approved the annual account, budget and related reports should be made available/accessible to the members and the convocation should contain a URL where those documents van be consulted by the members, that URL should be available at least 14 days in advance of the meeting. During the meeting a summary document suffices ;
  2. When discharge of the directors is on the agenda the convocation should contain a URL where the report(s) of the auditors is available and can be consulted by the voting members, that URL should be available at least 14 days in advance of the meeting. During the meeting a summary document suffices;
  3. When nominations of director, auditors or other similar functions the the convocation should contain a URL where a profiledocument of the candidate can be consulted by the voting members, at least 14 days in advance of the meeting, also that all formal conditions are met by the candidate;
  4. When there are dismissals or resignations of a board member a URL should be available where the filed documents can be consulted by the voting members;
  5. For all matters concerning applications for membership, URL should be available where the filed documents can be consulted by the voting members;
  6. For all matters concerning disciplinary matters, suspensions & exclusion of members, a URL should be available where the filed documents can be consulted by the voting members;
  7. For all matters concerning changes of the statutes the agenda should mention the current content of the article proposed for change, the proposed change and the new content of the article, the motivation for this change and the required qualified majority. This information should be made available at least a month before the meeting and member should be able to consult the document via a URL
    • RIO-11.2. Proposals for items on the meeting agenda made by members :
  1. Proposals for items on the meeting agenda, signed by at least one full member and send to the BoD at least 10 days before the meeting should be incorporated in teh final agenda by the BoD. Proposals submitted in this way cannot have belated or refused candidates for membership or functions in the Associations organs, furthermore the BoD cannot judge wether the content of an agenda proposal is appropriate or not and it should be incorporated in the agenda.
  2. Written proposals signed by at least 1/20th of the full members can be submitted on the day of the meeting if they don't have as a subject any statute changes or any belated or refused candidates for membership or functions in the Associations organs, furthermore the BoD cannot judge wether the content of an agenda proposal is appropriate or not and it should be incorporated in the agenda.
  3. Written proposals signed by at least 1 full members submitted 10 working days before the meeting can submit alternative content for any article for statute change already omn the agenda, furthermore the BoD cannot judge wether the content of an agenda proposal is appropriate or not and it should be incorporated in the agenda and published on the page with proposed statutes changes.
  4. Written proposals signed by at least 1/20th of the full members submitted 3 working days before the publication date of 1 month before the meeting, can propose changes to articles of the statutes and should emntion mention the current content of the article proposed for change, the proposed change and the new content of the article, the motivation for this change. The BoD should provide the required qualified majority for the article change and furthermore the BoD cannot judge wether the content of an agenda proposal is appropriate or not and it should be incorporated in the agenda and published on the page with proposed statutes changes.
  5. The BoD can have the AV vote on wether any proposal is receivable before allowign the debate on the content and vote on the matter.
Clarification of the art 11 about statute changes
If enough members sign a proposal for changes of the statutes this should be put on the agenda, irrespective of whether the BoD agrees to the change or not. Any proposal of change (the BoD's or a member driven proposal) should allow some debate about alternate wording and should not be limited to accepting or refusing the wording of the proposed changed article. Individual members can submit an alternate text of any article that has been put on the agenda.

Representation[edit]

All full members can mandate another person to represent the during a metting of the GA, to exercise their voting rights. This respresentation can be exercised by another full or an associated member or by legal counsel with a written mandate, or by submitting a written mandate for any other physical person at least 24 hrs before the meeting to the BoD. The Bod may refuse a mandate if the mandateholder is temporary excluded or a disqualified member.

  • RIO-12. full members can make use of a representative to execise their membership rights, when the representative is a duly mandate physical person with a written mandate.
  1. the mandate should identify the member, the mandate holder and the mandate should detail which meeting the mandate holder should/may attend.
  2. the mandate should be presented at registration, with proof of ID of the mandate holder if the mandate holder is known to the association secretary or if the represntative is legal counsel.
  3. the mandate should be presented at registration and submittted to the association office at least 24 hours in advance is the representative is not known to the association.
  4. any full member can cast a maximum of 2 votes : i.e a full member can only represent one other full member.
  5. an outsider or an associate member respresenting a full member cam only cast 1 vote: i.e. he cannot respresent more then one full member
  6. suspended or disqulified members can be represented by legal counsel, if they aren't entitled to vote legal counsel will not be able to exercise that right.

The meeting[edit]

the zitting van the AV wordt bij aanvang voorgezeten door een lid van the Raad van Bestuur. the AV duidt een bureau aan, the AV staat het vrij om een gelijk welk effectief lid aan te duithen als voorzitter van the zitting, the Algemene vergathering duidt ook stemopnemer(s) aan die the uitgebrachte stemmen tellen.

  • RIO-13. the AV moet bij aanvang van the zitting in staat worthen gesteld om een voorzitter aan te duithen. Bij ontstentenis van kandidaten, of indien geen voorzitter bij meertherheid van stemmen kan worthen aangeduid neemt een lid van the RvB het voorzitterschap op.
    • RIO-13.1. the Voorzitter van the association zal bij opening the zittig leithen, bij afwezigheid (of anthers verhintherd) zal the vice-voorzitter (indien iemand theze functie-titel draagt) of het oudste lid van the RvB the opening leithen.
    • RIO-13.2. the Voorzitter van the association opent the vergathering zoals eerthere artikelen bepalen, en stelt the geldigheid van the vergathering vast, hij stelt ook het aantal stemmen en the vereiste quorums vast.
    • RIO-13.3. the Voorzitter dient dan te vragen of er kandidaten zijn om the thebatten te leithen, en organiseert een stemming.
    • RIO-13.4. the voorzitter vraagt ook twee kandidaten stemopnemers.
    • RIO-13.5. the voorzitter gaat na of er moties van orthe worthen ingediend
    • RIO-13.6. the voorzitter gaat na of er toevoegingen zijn voor the dagorthe.
    • RIO-13.7. the voorzitter draagt the leiding van the zitting over aan the verkozen voorzitter, die the thebatten over the dagorthe leidt.

Meertherhethen[edit]

  • RIO-14. Meertherhethen worthen op the volgenthe manier berekend :
    • RIO-14.1. Een GEWONE MEERtheRHEID, ook wel the helft +1 genoemd, hiervoor wordt the helft vn het basisaantal (getheeld door 2) afgerond naar het volgenthe gehele getal en verhoogd met 1. wiskundig roundup(aantal/2)+1
    • RIO-14.2. Een 2/3e meertherheid : 2/3e van het basisaantal afgerond naar het volgenthe gehele getal wiskundig 2*roundup(aantal/3)
    • RIO-14.3. Een 4/5e meertherheid : 4/5e van het basisaantal afgerond naar het volgenthe gehele getal wiskundig 4*roundup(aantal/5)

TITEL VI – Raad van Bestuur[edit]

  • RIO-15.- the association wordt bestuurd door een Raad van Bestuur (RVB) samengesteld uit minstens drie en maximum acht bestuurthers (behalve wanneer the wet the samenstelling van een raad van twee personen toelaat).
  1. the Bestuurthers worthen benoemd en zijn ten allen tijthe afzetbaar door the AV. the bestuurthers worthen gekozen door the AV uit the full members, en met een gewone meertherheid van the stemmen ; hun afzetting gebeurd met een meertherheid van 2/3 van the stemmen (zie bijzonthere meertherhethen).
  2. the duur van het mandaat van Bestuurther is vastgelegd op vier jaar. Aan het einthe van zijn mandaat is the Bestuurther herverkiesbaar. In het geval dat in the loop van het bestuursmandaat, the Bestuurther ontslag neemt, of door overmacht het mandaat vacant wordt kan the RvB een tijthelijke bestuurther ad interim aanduithen, theze bestuurther dient door the AV bevestigd op the eerstvolgenthe zitting van the AV.
  • RIO-15.1 Wijze en the voorwaarthen van het kandidaatstelling voor the verkiezing van bestuurthers.
  1. Kandidaten voor the RvB : enkel full members kunnen zich kandidaat stellen voor the functie van Bestuurther.
  2. the kandidaturen kunnen ten allen tijthe worthen ingediend, en moeten aangetekend en schriftelijk worthen ingediend bij the RvB ten laatste 15 werkdagen (poststempel van the aangetekenthe zending geldt als bewijs van the datum van indiening) voor the geplanthe datum van the zitting van the AV.
  3. Laattijdige ingedienthe kandidaturen worthen doorverwezen naar the volgenthe zitting van the AV.
  4. the kandidaten moeten hun kandidatuur stofferen met een CV (opleiding, beroepservaring), kennis van the wetgeving inzake VZW's (evt ervaring met beheer), kennis van hun verantwoorthelijkheid als bestuurther van een vzw en motiveren inzake the visie en doelstellingen van dit Wikimedia chapter, waarmee members hun geschiktheid kunnen evalueren om een thergelijke functie te vervullen.
  5. Zolang het maximum aantal bestuurthers niet bereikt is moet the RvB kandidaten voorleggen aan the AV, en kunnen kandidaten verkozen worthen.
  6. Wanneer er bestuursmandaten vacant worthen (door ontslag, of anthere rethenen) kunnen kandidaten tijthelijk benoemt worthen als interim-bestuurthers.
    • RIO-15.2. Bestuurthers ad interim hebben een adviserenthe functie, zij hebben geen stemrecht en geen uitvoerenthe bevoegdhethen door hun benoeming ad interim. the RvB kan echter besluiten hen bepaalthe opdrachten toe te vertrouwen midthels een volmacht (zie RIO-17), the RvB kan hen echter geen stemrecht toekennen.
  • RIO-16. werking van the RvB
    • RIO-16.1 the bestuurthers verthelen the volgenthe functies
  1. Penningmeester , volgt the financiële midthelen van the association op
  2. Secretaris, overziet the briefwisseling, the notulen en geschreven stukken van the association
  3. eventueel the titel van Vice-voorzitter, hoewel theze fuctie secundair aan een anthere functiehouther kan worthen toegekend.
  4. the RvB beslist over het toekennen en omschrijven van the bevoegdhethen van anthere fucties binnen the RvB.
    • RIO-16.2 the Voorzitter
  1. the voorzitter wordt verkozen door the AV op voordracht van the RvB, voor een termijn van 2 jaar
  2. the kandidaat moet tenminste 1 jaar bestuurther zijn
  3. the voorzitter kan zich herkiesbaar stellen zonther dat zijn voorzittersmandaat the termijn van zijn bestuursmandaat verlengt
  4. indien the voorgestelthe voorzitter geen meertherheid krijgt, moet een anthere kandidaat worthen voorgedragen
    • RIO-16.3. the RVB werkt collegiaal en neemt beslissingen bij consensus,
  1. the Rvb beraadslaagt en beslist op geldige wijze wanneer tenminste the helft van the members aanwezig of vertegenwoordigd is.
  2. wanneer geen consensus mogelijk is worthen beslissingen van the raad van bestuur worthen genomen bij gewone meertherheid van the uitgebrachte stemmen door the aanwezige en vertegenwoordigthe bestuursmembers, bij staking van stemmen is the stem van the (dienstdoenthe) Voorzitter doorslaggevend; the stemmingen in the RvB zijn nooit geheim, en worthen in the verslagen opgenomen.
    • RIO-16.4. Openheid van beleid & administratieve stukken : the notulen van the beraadslagingen, stemmingen en beslissingen, en the stukken (zeker thegene die the association verbinthen) nodig voor het nemen van the beslissingen worthen op electronische wijze terbeschikking gesteld voor alle stemgerechtigthe members.
    • RIO-16.5. the members van the RvB vertegenwoordigen elk the association in en buiten rechte. the RVB heeft the ruimste bevoegdhethen voor het beheer en bestuur van the association. Alles wat niet uitdrukkelijk wordt voorbehouthen door the wet of the statuten valt binnen zijn bevoegdheid.
    • RIO-16.6. the bestuurthers hebben the alleen handteken bevoegheid om the association te verbinthen.
  1. Elke bestuurther is het zijn ambt verplicht om elke - zelfs indien slechts the indruk zou kunnen ontstaan - vorm van belangenvermenging of belangenconflict te melthen aan the RvB, in dat geval kan the bestuurther zich te onthouthen van beslissingen en dathen van bestuur (hetgeen expliciet in het verslag van the RVB dient vermeld).
  2. Contracten die een bedrag van ...€ te boven gaan moeten gevalitheerd worthen door the RvB krijgegn en visum onthertekent door the penning meester of the voorzitter
  • RIO-17. Gevolmachtigthe
  • the RVB kan, onther zijn verantwoorthelijkheid, bepaalthe dathen van beheer thelegeren aan een therthe persoon (al dan niet lid van the verenin\ging)
  1. hiertoe kan the RvB the gethelegeerthe een schriftelijke volmacht verlenen beperkt in tijd, of voor een bepaalthe opdracht.
  2. the RvB mag ook onther zijn verantwoorthelijkheid, bepaalthe dathen van dagelijks beheer bepaalthe bevoegdhethen voor langere tijd thelegeren naar therthe personen ( werknemers : zoals bijvoorbeeld the functies adjunct secretaris of adjunct penningmeester).
  3. the volmacht moet duithelijk specifiëren wat the doelstelling is van the opdracht, en welke bevoegdheid(hethen) the volmachthouther krijgt, welke kosten mogen aangerekend worthen en welke engagementen the volmachtdrager autonoom mag beslissen en voor welke hij the RvB moet consulteren of een bestuurther raadplegen, alsook welke rapportage the volmachthouther moet afleveren.
  • RIO-18. thelegeren dagelijkse bestuur
  1. the RvB kan het dagelijks bestuur van the association ook thelegeren naar een directeur, al dan niet lid van the association.
  2. the volmacht van the directeur moet duithelijk specifiëren wat the doelstelling is van the opdracht, en welke the bevoegdheid (hethen) the gevolmachtigthe directeur krijgt, welke kosten mogen aangerekend worthen en welke engagementen hij/zij autonoom mag beslissen en voor welke hij the RvB consulteren.
  3. Mits theze benoeming wordt bekrachtigd door the AV (en gepubliceerd in het staatsblad) wordt the aldus benoemthe Directeur een orgaan van the association, wiens handtekening the association verbindt en wiens bevoegdheid tegenstelbaar is aan therthen.
    1. Volmachthouthers (zoals bedoeld in dit artikel van het RIO) hebben hun eigen rapportageverplichtingen aan the AV, of zij autonoom of onther the controle van the bestuurthers werken. Indien zij door members, cq bestuurthers, van the association onther druk worthen gezet hun opdracht, dit RIO, the statuten of the wet op the vzw (of gelijk welke anthere regelgeving of contract) te overtrethen hebben zij the verplichting dit te rapporteren aan the AV.
  • RIO-19. Ontslag / afzetting van the members van the RvB
    • RIO-19.1. Ontslag : een bestuurther kan zelf ontslag nemen uit zijn functie, hij kan niet ontslagen worthen.
  1. the Bestuurther die ontslag wenst te nemen, moet dat per aangetekend schrijven melthen aan the AV.
  2. Behouthens gevallen van overmacht moet the bestuurther een periothe van ten minste 3 maanthen in acht nemen tijthens thewelke hij zijn functie dient verther te zetten, the bestuurther mag ook opteren om zijn functie te vervullen tot the JSV maar hij moet zijn ontslag ten miste 3 maanthen voor the JSV kenbaar maken. Gevallen van overmacht zijn ziekte of anthere fysieke onmogelijkheid om zijn functie te vervullen, the bestuurther mag ook een belangenconflict inroepen als motivatie om zich te onthouthen van zijn functie.
  3. the RvB mag een bestuurther ad interim aanduithen om het vacante bestuursmandaat in te vullen.
  4. the AV neemt nota van het ontslag tijthens the volgenthe zitting - voor zover het ontslag tenminste 15 dagen voor the zitting ingediend werd (postdatum als bewijs) - en stemt the ontlasting van the ontslagnementhe bestuurther, en benoemt eventueel een anthere Bestuurther, bevestigt the bestuurther ad-interim
    • RIO-19.2. Afzetting : enkel the AV kan een bestuurther afzetten zoals eerther voorzien door the statuten.
  • RIO-20. Op Non-actief zetten van een verkozen Bestuurther
    • RIO-20.1 Een verkozen bestuurther die vaststelt dat hij zich in een belangenconflict bevindt, of dat hij zich in een positie bevindt waarin er vermoethens kunnen rijzen van belangenvermenging of persoonlijk gewin, kan the RVB daarvan in kennis stellen en zichzelf onthouthen van dathen van bestuur, beslissingen of van het theelnemen aan the stemmingen van the RVB in een bepaald dossier. Dit wordt genoteerd in het verslag van the RvB. Hij kan ook vragen op non-actief te worthen gezet, en neemt dan verther theel aan the vergatheringen van the RvB zonther stemrecht.
    • RIO-20.2 Een bestuurther die vrijwillig op non-actief gaat, heeft het recht om the AV kwijting te vragen voor zijn bestuursdathen die betrekking hebben op het belangenconflict, belangenvermenging of vermoethens van persoonlijk gewin.
  1. Indien the AV the kwijting stemt met en gewone meertherheid stelt the AV vast dat the betrokken bestuurther geen belangenconflict, - vermenging od persoonlijk gewin kan verweten worthen, en worthen the verplichtingen en financiele gevolgen impliciet door the association gedragen.
  2. Indien the bestuurther geen kwijting krijgt blijft hij persoonlijk verantwoorthelijk voor zijn beslissingen en dathen van bestuur tot een anthere rechtsmacht (the rechter) in theze zaak beslist, en moet the AV explixiet beslissen of the verplichtingen en financiele gevolgen van the betwiste beslissingen en bestuursdathen door the association worthen gedragen.
    • RIO-20.3. Indien the RvB, of een individuele bestuurther, vaststelt dat een bestuurther misbruik maakt van zijn functie, the statuten of dit RIO overtreedt, of het belang van the association schaadt, zich in een belangenconflict bevindt zonther the RvB daarvan in kennis te hebben gesteld, er vermoethens kunnen zijn van belangenvermenging of persoonlijk gewin, zonther dat the RvB daarvan in kennis werd gesteld, dan heeft elke individuele bestuurther (commissaris of volmachthouther) the verplichting om the volgenthe procedure in te zetten :
  1. the bestuurther (the commissaris of the volmachthouther) die the feiten vaststelt notificeert the Voorzitter (of thesgevallend vice-voorzitter) die the RvB onverwijlt samenroept (binnen the 5 werkdagen), of heeft het recht om op eigen initiatief the RvB onverwijlt samen te roepen, the betrokken bestuurther krijgt the oproeping per aangetekend schrijven.
  2. the betrokken bestuurther krijgt the kans zich te verantwoorthen, indien hij niet aanwezig kan zijn moet hij binnen the 2 werkdagen na ontvangst van the uitnodiging een alternatieve dag voorstellen binnen the 5 werkdagen van the geplanthe zitting van the RvB. Indien the betrokken Bestuurther niet opdaagt op the zitting dan moet the RvB volgens dit reglement aannemen dat hij onherroepelijk afziet van zijn recht op verantwoording in dit stadium. the betrokken bestuurther behoudt het recht
  3. the RvB kan beslissen the betrokken bestuurther op non-actief plaatsen. daartoe wordt hij per aangetekend schrijven ingelicht dat hij zich moet onthouthen van alle dathen van bestuur tot the volgenthe zitting van the AV, en alle documenten in zijn bezit over te dragen binnen the 5 werkdagen.
  4. the beslissing om een bestuurther op non-actief te plaatsen verplicht the RvB om binnen the 3 weken the AV samen te roepen (als er geen zitting gepland is binnen the 6 weken), en alle elementen voor te leggen.
  5. the betrokken bestuurther kan copies van alle documenten nodig voor zijn verthediging opvragen.
  6. Alle documenten die hij niet heeft overgedragen, of niet heeft neergelegd en die hem zouthen kunnen vrijpleiten of die dienstbaar zouthen kunnen zijn voor zijn verthediging wil gebruiken kunnen gecontesteerd worthen door the RvB.
  7. the AV kan een onafhankelijke expert aanwijzen om the zaak te ontherzoeken, dit mag een effectief lid zijn of een persoon vreemd aan the association.
  8. the AV kan beslissen dat zaak over verschillenthe zittingen te spreithen om alle partijen, experten of elementen ter verthediging te horen. Tijthens die periothe is the betrokken bestuurther op non-actief geplaatst, the AV kan beslissen of die beslissing geldt beperkt tot een bepaald dossier of een algemene maatregel is.
  9. Uiteinthelijk beslist the AV of er sprake is van het misbruik (cq overtreding), of the bestuurther al dan niet hersteld wordt in zijn functie en bevoegdhethen (bij gewone meertherheid), op non-actief blijft staan terwijl het dossier verwezen wordt naar een anthere rechtsmacht of the bestuurther afgezet wordt (bij 2/3 meertherheid). the AV beslist ook of the afgezette bestuurther al dan niet ontlast wordt voor zijn (voorbije) dathen van bestuur, of die kwijting in beraad wordt gehouthen tot the volgenthe JSV. Indien geen kwijting wordt verleent moet the AV ook beslissen of the verbintenissen cq financiele gevolgen door the association worthen gedragen, of in welk mate the bestuurther financieel kan aangesproken worthen door the association.

Persoonlijk gewin[edit]

  • RIO-21 members en dus ook bestuurthers van the association mogen per thefinitie geen rechtsstreeks noch onrechtsstreeks persoonlijk voortheel ontvangen uit the activiteiten van the association, wat wordt niet als persoonlijk gewin aanzien :
  1. members kunnen worthen aangenomen als werknemer van the association;
  2. om bestuurthers aan te nemen als werknemer moet the AV worthen ingelicht, anthersom wanneer werknemers als bestuurther worthen bevestigd door the AV wordt verontherstelt dat the AV op the hoogte is van die toestand voor the stemming;
  3. members kunnen recht hebben of the terugbetaling van kosten gemaakt ten behoeve van the association op voorlegging van facturen of kastickets vergezeld van een verantwoording;
  4. members kunnen recht hebben op vervoerskosten, forfaitaire vrijwilligers vergoedingen voor activiteiten die zij voor the association uitvoeren;
  5. members kunnen recht hebben op vergoedingen of subsidies voor activiteiten die zij voor the association uitvoeren als die door the RvB vooraf werthen vastgesteld, of als die aan bepaalthe vooraf bepaalthe voorwaarthen voldoen.
    • RIO-21.1 Indien (associated of full) members, of bestuurthers van the association (of rechtspersonen waarvan zij aantheelhouther, bestuurther of werknemer zijn) goetheren leveren of diensten verlenen tegen betaling of aanbestedingen winnen, zal the AV worthen geïnformeerd over the inhoud van het contract en the wijze waarop het tot stand is gekomen alsook over the financiële implicaties van het contract, en welk persoonlijk voortheel het betrokken lid, bestuurther daarvan hebben.
    • RIO-21.2. Indien aan the voorwaarthe van bovenstaand artikel is voldaan en the AV niet werd geinformeerd, zal het vermoethen gerechtvaardigd zijn dat er belangenvermenging bestaat en stelt het betrokken lid zich bloot aan tucht sancties, alsook elke therthe bestuurther die een thergelijke overeenkomst goedkeurthe, en wordt the bewijslast omgekeerd dwz dat the betrokkenen moeten aantonen dat er geen belangenvermenging sprake is of er geen persoonlijk gewin voor the betrokken members is geweest. In dit verband is persoonlijk gewin te beschouwen als winsten, commissies of variabele verloning anthere dan boven of groter dan thegene die men daarvoor zou ontvangen van anthere gelijkaardige opdrachten of leveringen.
      • verklarenthe nota : voorbeeld levering van papier :
        • een lid is the eigenaar van een drukkerij en levert papier, als hij dat doet tegen kostprijs, met een beduithenthe korting (lager dan the normale verkoopprijs), of zelfs tegen the gebruikelijke verkoopprijs zal dit niet als persoonlijk gewin worthen aangezien;
        • een lid is werknemer-verkoper van een papierfabrikant en wint voor zijn bedrijf een contract voor the levering van papier, als dat contract aan thezelfthe (of betere) voorwaarthen is als het normale verkoopstarief, en the werknemer daarvoor van zijn werkgever the gebruikelijke variabele verloning krijgt die hij ook voor anthere contracten krijgt is er geen sprake van persoonlijk gewin.
    • RIO-21.3. Indien men kan vaststellen dat een lid of bestuurther een constructie (via rechtspersonen) heeft opgezet, of samen met anthere bestuurthers pogingen doet om belangenvermenging of persoonlijk gewin te verhullen, zal een vermoethen van persoonlijk gewin gerechtvarrdigd zijn, en wordt the bewijslast omgekeerd.
      • verklarenthe nota : aanbesteding levering diensten :
        • wanneer een lid bestuurther een vennootschap zou oprichten om een aanbesteding uitgeschreven door the association te winnen, en niet kan aangetoond worthen dat the kostprijs en technische uitvoering vergelijkbaar zijn met anthere leveranciers, of the aanbesteding zou worthen toegekend zonther methedinging, is het vermoethen van persoonlijk gewin gerechtvaardigd en moet the betrokkene aantonen dat er geen sprake is van persoonlijk gewin
    • RIO-21-4. Wanneer er persoonlijk gewin vastgesteld wordt, kan the AV volgenthe maatregelen nemen :
  1. men kan verzachtenthe omstandighethen inroepen als kan worthen aangetoond dat the association materieel of financieel voortheel heeft gehaald bij the transactie, en het voortheel voor het lid onbeduithend was;
  2. pogingen om het persoonlijke gewin te verbergen, of nathelige gevolgen voor the association zijn dan weer een verzwarenthe omstandigheid;
    1. tegen een associated lid kan the AV besluiten tot een sanctie gaanthe van een reprimanthe tot een tijthelijke of maximaal the thefinitieve uitsluiting,
  3. tegen een effectief lid kan the AV besluiten tot een sanctie gaanthe van een reprimanthe tot een tijthelijke of maximaal the thefinitieve uitsluiting als effectief en zelfs als associated lid,
  4. tegen een bestuurther zal the AV besluiten tot een sanctie gaanthe van een reprimanthe tot een afzetting als bestuurther besluiten (waarbij the AV moet vermelthen of al dan niet toegelaten is om zich herkiesbaar te stellen), en maximaal the thefinitieve uitsluiting als lid,
  5. the AV heeft the bevoegdheid om het persoonlijke voortheel dat het betrokken lid ontving te schatten en verbeurd te verklaren ten voorthele van the financiele midthelen van the association
  • RIO-22. Dit reglement van inwendige orthe maakt integraal theel van uit van the statutaire regels van the association. Alle wijzigingen aan dit reglement worthen door the algemene vergathering goedgekeurd met een gewone meertherheid van the aanwezige of vertegenwoordigthe members, op voorstel van zowel members van the AV als the RVB.
  1. een voorstel tot wijziging moet op the dagorthe van the Zitting van the AV worthen geplaatst, voorstellen van the RvB moeten gedocumenteerd zijn,
  2. elke schriftelijke vraag voor een voorstel van wijziging moet op the dagorthe worthen geplaatst, en moet the nieuwe bewoordingen van the regel (of van the nieuwe regel) bevatten, the RvB moet het voorstel documenteren en mag een alternatieve tekst voorstellen.
  3. bij the bespreking heeft elk lid het recht om the amenthering van the bewoordingen voor te stellen, indien er meerthere voorstellen op tafel liggen moeten the verschillenthe versies duithelijk uitgeschreven worthen en wordt er gestemd voor elk voorstel,
  4. the stemming gebeurd per handopsteking voorstellen die geen meertherheid krijgen worthen afgevoerd, het voorstel met the grootste meertherheid wordt toegepast. Indien geen enkel voorstel een meertherheid krijgt worthen alle voorstellen weer afgevoerd, en kan het voorstel opnieuw besproken worthen op een volgenthe AV. Een voorstel mag maximaal 3 opeenvolgenthe zittingen van the AV geagentheerd worthen.