Declaraties

Uit Wikimedia Belgium
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
DRAFT
en fr

Deze pagina is de informele samenvatting van het declaratiereglement voor Wikimedia België.

Zeer belangrijk:

  • Onkosten kunnen enkel gemaakt worden indien vooraf goedgekeurd door de penningmeester, 2 bestuursleden of de board, afhankelijk van het bedrag.
  • Wij hebben een beperkt budget, zodoende moeten alle uitgaven bijdragen aan het realiseren van een project.

Declaratieformulier[bewerken]

Het declaratieformulier downloaden.

Stappen[bewerken]

  1. Maak een afzonderlijke scan of foto van ieder bonnetje.
  2. Geef iedere scan of foto een volgnummer in de bestandsnaam.
  3. Neem de volgnummers van de scans/foto's over op het declaratieformulier.
  4. Vul de datum en het bijbehorende bedrag in euro's in.
  5. Geef duidelijk aan wat voor kosten er gemaakt zijn en ten behoeve van welk project of activiteit.
  6. Stuur het declaratieformulier als ods/xlsx-bestand samen met de scans/PDF als een zip-bestand naar de penningmeester op info@wikimedia.be

Noten[bewerken]

  • Zorg dat je voor ieder bedrag een bonnetje hebt.
  • In sommige parkeergarages eet de machine bij vertrek het parkeerbonnetje op. Maak daarom voor vertrek uit de parkeergarage een foto van het parkeerkaartje.
  • Uit de scan/PDF van het bonnetje moeten het bedrag, de datum, leverancier en waarvoor de kosten zijn afgeleid kunnen worden.
  • Alle offline activiteiten in naam van Wikimedia België moeten proactief vermeld worden op Activiteiten, niet alleen de activiteiten waarvoor kosten gemaakt worden. Ook alle mijlpalen van projecten en activiteiten dienen op de Activiteiten-pagina toegevoegd te worden. Omdat we gefinancierd worden door de Wikimedia Foundation, moeten we statistieken en output rapporteren, zoals beschreven op Metrics. Deze informatie moet gedeeld worden (per e-mail of op een projectpagina) vóórdat onkosten vergoed kunnen worden.
  • Het is mogelijk om een kilometervergoeding te krijgen voor reizen voor Wikimedia België met de eigen wagen. Vermeld dan bij het declareren het vertrekpunt, de bestemming en het aantal kilometer. De officiële kilometervergoeding is te vinden op Kilometervergoeding.
  • Alle declaraties dienen ingediend te worden voor 15 december van hetzelfde jaar om op tijd te zijn voor onze rapportage aan de Wikimedia Foundation. Voor alle kosten die vlak voor of na deze datum in december gemaakt worden dient de penningmeester zo vroeg mogelijk ingelicht te worden.
  • Slechts redelijke uitgaven waarvoor de penningmeester vooraf goedkeuring heeft gegeven, komen in aanmerking voor vergoeding.