Declaraties
Naar navigatie springen
Naar zoeken springen
| APPROVED |
| Taal: | English • Deutch • français • Nederlands |
|---|
Deze pagina is de informele samenvatting van het declaratiereglement voor Wikimedia België.
Zeer belangrijk:
- Onkosten kunnen enkel gemaakt worden indien vooraf goedgekeurd door de penningmeester, 2 bestuursleden, of het bestuur, afhankelijk van het bedrag.
- Wij hebben een beperkt budget, zodoende moeten alle uitgaven bijdragen aan het realiseren van een project, tenzij het algemene administratieve uitgaven betreft.
- Administratieve uitgaven moeten worden verrekend als een factuur, rechtstreeks aan de organisatie, en niet als een persoonlijke onkostennota.
Declaratieformulier
Stappen
- Maak een afzonderlijke scan of foto van ieder bonnetje.
- Geef iedere scan of foto een volgnummer in de bestandsnaam.
- Voeg dezelfde volgnummers toe aan de posten op het terugbetalingsformulier.
- Vul de datum en het bijbehorende bedrag in euro's in.
- Geef duidelijk aan wat voor kosten er gemaakt zijn en het project of activiteit. We hebben een kostenplaats rapportering.
- Stuur het declaratieformulier als ods/xlsx-bestand samen met de scans als een zip-bestand naar de penningmeester op expense
wikimedia.be - De penningmeester betaalt op de aangegeven bankrekening van de vrijwilliger
Noten
- Zorg dat je voor ieder bedrag een bonnetje hebt.
- In sommige parkeergarages "eet" de machine bij vertrek het parkeerbonnetje op. Maak daarom voor vertrek uit de parkeergarage een foto van het parkeerkaartje.
- De PDF scan van het bonnetje moet duidelijk het bedrag, de datum, leverancier en de kosten tonen.
- Alle offline activiteiten in naam van Wikimedia België moeten proactief vermeld worden op Activiteiten, niet alleen de activiteiten waarvoor kosten gemaakt worden. Ook alle mijlpalen van projecten en activiteiten dienen op de Activiteiten-pagina toegevoegd te worden. Omdat we gefinancierd worden door de Wikimedia Foundation, moeten we statistieken en output rapporteren, zoals beschreven op Metrics. Deze informatie moet gedeeld worden (per e-mail of op een projectpagina) vóórdat onkosten vergoed kunnen worden.
- Het is mogelijk om een kilometervergoeding te krijgen voor reizen voor Wikimedia België met de eigen wagen. Vermeld dan bij het declareren het vertrekpunt, de bestemming en het aantal kilometer. De officiële kilometervergoeding is te vinden op Kilometervergoeding. Vermeld uw verplaatsingen als een aparte regel op uw onkostendeclaratie, omdat de boekhouding een jaarlijks fiscaal rapport per vrijwilliger moet doen.
- Alle declaraties dienen ingediend te worden voor 15 december van hetzelfde jaar om op tijd te zijn voor onze rapportage aan de Wikimedia Foundation. Voor alle kosten die vlak voor of na deze datum in december gemaakt worden dient de penningmeester zo vroeg mogelijk ingelicht te worden.
- Slechts redelijke uitgaven waarvoor de penningmeester vooraf goedkeuring heeft gegeven, komen in aanmerking voor vergoeding.