Remboursements
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| APPROVED |
| Langue: | English • Deutch • français • Nederlands |
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Cette page est le résumé informel des règlement de déclaration pour Wikimedia Belgium.
Très important :
- Les dépenses ne peuvent être engagées que si elles ont été approuvées à l'avance par le trésorier, deux membres du conseil, ou le conseil, selon le montant.
- Nous avons un budget limité, donc toutes les dépenses doivent contribuer à la réalisation d'un projet, sauf pour les dépenses administratives générales.
- Les dépenses administratives doivent être réglées sous la forme d'une facture, directement adressée à l'organisation, et non d'une note de frais personnelle.
Reimbursement form
Steps
- Faites une numérisation ou une photo distincte de chaque reçu.
- Donnez à chaque numérisation ou photo un numéro de séquence dans le nom du fichier.
- Ajoutez les mêmes numéros d'ordre aux éléments du formulaire de remboursement.
- Ajoutez la date et le montant en euros.
- Indiquez clairement le type de coûts qu'il représente et le projet ou activité. Nous disposons de rapports sur les centres de coûts.
- Envoyez le formulaire de remboursement sous forme de fichier ods/xlsx avec les PDF scans sous forme de fichier zip au trésorier à expense
wikimedia.be - Le trésorier verse les fonds sur le compte bancaire indiqué par le volontaire
Notes
- Assurez-vous d'avoir un reçu pour chaque montant.
- Dans certains parkings, l'automate "mange" le ticket de stationnement au moment du départ. Faites une photo du ticket de parking avant de partir.
- Le PDF scan du reçu doit indiquer clairement le montant, la date, le fournisseur et les coûts.
- Toutes les activités hors ligne au nom de Wikimedia Belgium doivent être mentionnées de manière proactive sur Activités, et pas seulement les activités pour lesquelles les coûts sont réalisés. Des jalons importants de projets et d'activités doivent également être ajoutés à la page Activités. Comme nous recevons nos fonds de la Wikimedia Foundation, nous devons faire rapport sur les statistiques et les résultats, tel que décrit dans la section Metrics. Ces informations doivent être partagées (e-mail ou page du projet) avant que vous puissiez être remboursé.
- Il est possible de recevoir une indemnité kilométrique pour les déplacements pour Wikimedia Belgium avec votre propre voiture. Mentionnez avec la demande de remboursement le lieu de départ, la destination et le nombre de kilomètres. L'indemnité officielle se trouve sur le site indemnité kilométrique. Mentionnez vos déplacements en voiture sur une ligne distincte de votre note de frais, car notre registre doit effectuer un rapport fiscal annuel par volontaire.
- Tous les remboursements doivent être effectués avant le 15 décembre de la même année afin d'être à temps pour notre rapport à la Fondation Wikimedia. Pour tous les frais proches ou postérieurs à cette date, le trésorier doit en être informé le plus tôt possible.
- Seules les dépenses raisonnables pour lesquelles le trésorier a donné son approbation préalable sont admissibles au remboursement.