Declaratiebeleid

Uit Wikimedia Belgium
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
DRAFT
en fr

Dit document beschrijft het declaratiebeleid van Wikimedia België. Dit declaratiereglement is goedgekeurd en vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van ...

Voor een vereenvoudigde versie, zie Declaraties.

Artikel 1: Begripsomschrijvingen[bewerken]

Bedoeld worden met:

  1. de vereniging, Wikimedia België of WMBE: Wikimedia België vzw;
  2. het bestuur: het bestuur van Wikimedia België;
  3. de penningmeester: de penningmeester van Wikimedia België;
  4. de verenigingswiki: de wiki van Wikimedia België te vinden op https://be.wikimedia.org;
  5. een declaratie: een verzoek aan Wikimedia België tot vergoeding van gemaakte kosten.

Artikel 2: Algemene bepalingen[bewerken]

  1. Slechts uitgaven die de statutaire doelstellingen van de vereniging ten goede komen, komen voor vergoeding door de vereniging in aanmerking.
  2. Of een uitgave de statutaire doelstellingen van de vereniging ten goede komt, wordt beoordeeld door de penningmeester.
  3. Slechts uitgaven waarvoor door de penningmeester vooraf op enigerlei wijze ondubbelzinnige goedkeuring is verleend, komen voor vergoeding door de vereniging in aanmerking.
  4. Of voor een uitgave door de penningmeester vooraf goedkeuring is verleend, wordt beoordeeld door de penningmeester.
  5. Uitgaven komen slechts voor vergoeding in aanmerking, voor zover zij redelijk zijn.
  6. Of een uitgave redelijk is, wordt door de penningmeester beoordeeld.
  7. In afwijking van artikel 2 lid 3 is goedkeuring vooraf met betrekking tot declaraties niet vereist voor:
    1. reiskosten, gemaakt door leden van het bestuur, voor zover die voortvloeien uit verplichtingen in verband met hun werkzaamheden voor de vereniging;
    2. reiskosten, gemaakt door leden van werkgroepen, voor zover noodzakelijk om aanwezig te zijn op werkgroepbijeenkomsten die niet of bezwaarlijk op andere wijze kunnen worden georganiseerd;
    3. overige kosten, gemaakt tijdens of in verband met vergaderingen van het bestuur of vergaderingen van werkgroepen.
  8. Reizen met een eigen motorvoertuig worden vergoed op basis van een kilometervergoeding via de snelste weg. Het bedrag per kilometer is het bedrag zoals jaarlijks vastgesteld door de federale overheid en beschreven op Kilometervergoeding. Voor deze vergoeding hoeven in afwijking van het gestelde in artikel 4 lid 2 geen nadere bewijsstukken te worden overlegd. Naast deze kilometervergoeding mogen de kosten voor parkeren, tolwegen en veerboot worden gedeclareerd, waarbij wél de in artikel 4 lid 2 genoemde nadere bewijsstukken worden overlegd.
  9. Voor buitenlandse reizen namens de vereniging kan er ter vergoeding van kosten gekozen worden voor een standaard per diem ter hoogte van 25 euro voor iedere volle dag van de reis. Deze kosten mogen niet op andere wijze worden vergoed en tot deze kosten worden niet de kosten gerekend voor internationaal en interlokaal (openbaar) vervoer en de kosten voor overnachting. Voor deze vergoeding hoeven in afwijking van het gestelde in artikel 4 lid 2 geen nadere bewijsstukken te worden overlegd. Voor de kosten voor internationaal en interlokaal (openbaar) vervoer en voor overnachting dienen wél de in artikel 4 lid 2 genoemde nadere bewijsstukken te worden overlegd.

Artikel 3: Instemming[bewerken]

  1. Met het indienen van een declaratie, stemt de indiener in met het belang van transparantie en verantwoording, wat betekent dat de indiener zijn/haar best doet om het bestuur te informeren over alle fysieke activiteiten voor Wikimedia België en metrieken en statistieken deelt voor de verslaggeving. Wikimedia België is verplicht om periodiek te rapporteren aan de Wikimedia Foundation, de Wikimedia-gemeenschap en anderen.
  2. Alle offline activiteiten in naam van Wikimedia België moeten vermeld worden op Activiteiten, niet alleen de activiteiten waarvoor kosten gemaakt worden.
  3. Indien de kosten gemaakt worden als onderdeel van een project, dient er op de verenigingswiki een projectpagina aangemaakt te worden. Deze projectpagina bevat de koppen met informatie, zoals beschreven op Declaratiereglement/projectpagina. Zie ook: Projectpagina
  4. Indien de kosten gemaakt worden voor een activiteit in samenwerking met een partnerorganisatie, waaronder een culturele of een educatieve instelling, dient er na afloop van de samenwerking een kort verslag geschreven te worden over de samenwerking. Daarbij dienen ook foto's en de metrieke en statistische gegevens opgenomen te worden. Dit verslag dient gelinkt te worden vanaf de pagina Activiteiten en gelinkt op de eventuele projectpagina. Activiteiten met educatieve instellingen worden gerapporteerd in de Education Newsletter. Activiteiten met andere organisaties worden gerapporteerd in de nieuwsbrief This Month in GLAM.
  5. In aanvulling kan de penningmeester of het bestuur van Wikimedia België vragen om (andere) verslagen.
  6. Met het indienen van een declaratie erkent de indiener het belang van het bouwen van een netwerk rond vrije kennis. De indiener informeert de aanwezigen van activiteiten over de nieuwsbrief van Wikimedia België en vraagt wie deze nieuwsbrief ontvangen wil en zo van nieuws en activiteiten van Wikimedia in België op de hoogte wil blijven.

Artikel 4: Indienen van declaraties[bewerken]

  1. Een declaratie wordt ingediend door middel van een digitaal declaratieformulier, dat volledig is ingevuld. Dit formulier kan gedownload worden op de pagina Declaraties en moet ingediend worden als bewerkbaar spreadsheet-bestand.
  2. Bij een declaratie dienen digitale scans of foto's van alle facturen en betalingsbewijzen te worden overlegd. Van ieder betalingsbewijs dient een afzonderlijke scan/foto/bestand gemaakt te worden, tenzij de indiener twee bonnen heeft gekregen voor hetzelfde.
  3. Uit iedere (scan/foto van het) betalingsbewijs moet het bedrag, de datum, leverancier en waarvoor de kosten zijn afgeleid kunnen worden.
  4. Met iedere declaratie moet duidelijk kenbaar gemaakt worden voor welke activiteit en/of project de kosten gemaakt worden.
  5. Alle declaraties alsmede de bewijzen van betaling dienen door de indiener ingezonden te worden naar info@wikimedia.be.
  6. Alle declaraties in een jaar dienen ingediend te worden voor een door de penningmeester aangegeven datum die wordt vermeld op Declaraties.
  7. Alle goederen die worden gekocht met geld van de vereniging worden eigendom van de vereniging, tenzij anders bepaald door de penningmeester.
  8. De penningmeester bepaalt voor iedere declaratie of er voldoende informatie is verstrekt en er aan de voorwaarden is voldaan.

Artikel 5: Verwerking[bewerken]

  1. Iedere declaratie wordt door de penningmeester en een tweede bestuurslid gecontroleerd.
  2. De terugbetaling van de declaratie door de vereniging geschied via een bankrekening, vergoeding van de kosten vindt niet plaats met contant geld.

Artikel 6: Aanvullende bepalingen[bewerken]

  1. In alle gevallen waarin dit document niet voorziet, beslist het bestuur.
  2. Het bestuur kan op zwaarwichtige gronden afwijken van de in dit reglement genoemde bepalingen.
  3. Over beslissingen als genoemd in de vorige twee leden legt het bestuur verantwoording af aan de algemene vergadering van de vereniging.
  4. Van een beslissing door de penningmeester tot het niet honoreren van een declaratie staat beroep open bij het bestuur van de vereniging.